اصول مدیریت و کنترل پروژه ها
1 – تعريف پروژه
يک پروژه را ميتوان به صورت زير تعريف کرد:مجموعهاي از فعاليتها که براي دستيابي به منظور يا هدفي خاص انجام ميگيرند. پروژهها شامل فعاليتهايي هستند که بايد در تاريخهايي معين، با هزينههايي معين و کيفيتي تعيين شده، اجرا بشوند. پروژهها ممکن است کارهايي باشند که انجام آنها در فواصل زماني مشخصي لازم ميشود. مثلاً: بستن حسابهاي کارخانه در انتهاي سال مالي، تعميرات اساسي يک پالايشگاه (Overhall) هر دو سال يک بار و … همينطور ممکن است پروژهها شامل کارهايي باشند که فقط يک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژههاي ساختماني، عمراني، توسعه سازمان، پروژههاي تحقيقاتي و يا …
با توجه به آنچه که گفته شد، اموري نظير: تشکيل يک سمينار، تاليف و يا انتشار يک کتاب، راهاندازي يک کارخانه، توليد يک محصول جديد، اجراي يک برنامه فضايي، انجام يک عمل جراحي پيوند قلب، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر ديگر که توسط انسان انجام ميگيرند، هر يک به خودي خود عبارت از يک پروژه ميباشند.
2 – سازمان يک پروژه
براي دستيابي به هدف يا منظور يک پروژه، لازم است سازماني براي اجراي فعاليتهاي لازم تشکيل گردد. اين سازمان بايد داراي منابع و امکانات کافي و مناسب براي اجراي پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت دادهها (وروديها) به سازمان وارد ميشوند. سياستها، روشها و برنامههاي اجراي کارها نيز جزئي از دادههاي ورودي به سازمان ميباشند. امور مديريت و کنترل، عبارت از کاربرد صحيح و مناسب منابع و امکانات براي اجراي فعاليتها به منظور دستيابي به اهداف پروژه ميباشد. اين منظور يا هدف نهايي عبارت از ستادههاي (خروجيهاي) سازمان بوده و شامل عواملي است که سازمان براي دستيابي به آنها تشکيل شده و فعاليتهاي لازم را با کاربرد وروديها به اجرا درآورده است. براي داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پيشرفت کارها، و مقايسه بازده عملي سازمان با آنچه که برنامهريزي شده، و يا در چارچوب سياستها و خطمشيها تبيين شده است، لازم است اطلاعات مناسبي از نحوه پيشرفت کارها به مديريت برسد. اين اطلاعات ميتواند نشان دهنده عواملي نظير تاريخهاي عملي اجراي مراحل مختلف کارها، نيروي انساني و هزينه صرف شده، کيفيت کارهاي انجام شده و ساير آگاهيهايي که مي تواند مديريت را در تصميمگيري براي اجراي مراحل بعدي پروژه ياري نمايد باشد.
براي اينکه چنين اطلاعاتي، به طور مرتب و به شکلي مناسب به مديريت برسد، تشکيل يک سيستم اطلاعات بازتابي، به عنوان بخشي از سازمان پروژه، امري ضروري و اجتناب ناپذير ميباشد. سيستم اطلاعات بازتابي، با برقراري يک کانال ارتباطي بين ستادهها (خروجيها) و مديريت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستادهها برداشت نموده و به مسئولين اجراي پروژه بازتاب ميدهد.
مديريت پروژه ميتواند با تجزيه و تحليل اطلاعات بازتابي، پيشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ايجاد تغييراتي جهت تصحيح و بهسازي سياستها، روشها و برنامهها اقدام نمايد و يا در خصوصيات ساير منابع و امکانات، تغييراتي به وجود آورد. بديهيست ايجاد تغييرات در دادهها، يک کار مستمر و الزامي نبوده و در صورتي که قبل از اجراي پروژهها، برنامهريزيها با دقت کافي انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغييرات در دادهها، در ميزاني اندک، قابل اغماض باشد.
3- دوره زماني يک پروژه از آغاز تا پايان
مرحله نظري
نقطه آغازين يک پروژه، با هر طبيعت و خصوصيتي که باشد، عبارت از يک نظريه يا فکر و يا خواسته است که توسط يک شخص يا يک گروه از اشخاص، يا يک موسسه و سازمان ايجاد ميشود. در موارد زيادي اين فکر توسط صاحب پروژه، يعني کسي که تصميم دارد براي اجراي پروژه سرمايهگذاري نمايد ابداع ميشود. در مواردي نيز ممکن است سازمانها و موسساتي که خود سرمايه و امکانات کافي براي اجرا ندارند، و يا سرمايهگذاري در زمينه مورد نظر را شخصاً به صلاح نميدانند، نظريه را به اشخاص واجد شرايط و امکانات پيشنهاد نمايند. (مشاورين اقتصادي و موسسات صنعتي بينالمللي، در موارد بسياري چنين پيشنهاداتي را به سرمايهگذاران داخلي در کشورها ارائه نمودهاند). اين نظريات به هر صورت که به وجود آمده باشند، بايد قبل از برنامهريزي براي اجرا، از نظر امکانپذير بودن و اقتصادي بودن مورد بررسي و مطالعه دقيق قرار گيرند. در صورتي که نتيجه چنين مطالعاتي نشانگر اين امر باشد که اجراي پروژه با در نظر گرفتن همگي شرايط محلي، نظير اوضاع اقتصادي، فرهنگي، سياسي و … امکانپذير بوده و از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه ميباشد، آنگاه انواع گزينههاي ممکن براي اجراي پروژه، طراحي و تبيين شده و هر يک از اين گزينهها مورد ارزيابي قرار ميگيرند. (بديهيست فعاليتهاي اوليه طراحي در اين فاز، براي نشان دادن چارچوب کلي گزينهها بوده و شامل جزئيات نميباشد). با انتخاب گزينه بهينه، که معمولاً در آن عواملي کلي نظير ظرفيت و محل مشخص شدهاند، طراحي پروژه يا جزئياتي نسبتاً بيشتر (ولي نه به آن ميزان جزئيات که براي اجرا کافي باشد) آغاز شده و در پيرو آن، عوامل هزينه، زمان و حجم منابع لازم، نظير نيروي انساني (در سطوح مختلف مهارتها و تخصصها) و تجهيزات، برآورد ميشوند. چنين برآوردهايي معمولاً با تفکيک فازهاي باقيمانده پروژه (فازهاي برنامهريزي، اجرا و پاياني) به عمل ميآيند.
براي تشريح بهتر، يک پروژه ساختماني را مورد نظر قرار ميدهيم. چنين پروژهاي، …………..
3- دوره زماني يک پروژه از آغاز تا پايان
دوره زماني يک پروژه را از لحظهاي که موضوع اجراي آن، به صورت يک نظريه، در فکر پايهگذاري ميشود تا آن لحظه که پروژه تکميل شده و هدف نهايي آن حاصل ميگردد، ميتوان به چند مرحله متمايز تقسيم نمود. تقسيمبندي دوره زماني يک پروژه به مراحل مختلف، عموماً بستگي به نوع و طبيعت پروژههايي که برنامهريزي ميشوند نداشته و اين تقسيمبندي معمولاً بر اساس نوع و خصوصيات فعاليتهاي لازم در هر يک از مراحل اجراي پروژه انجام ميگيرد.
به طور عام در هر پروژه، چهار مرحله (فاز) متفاوت و متمايز، قابل تعريف ميباشد. اين چهار مرحله عبارتند از:
مرحله 1- مرحله نظري
مرحله 2- مرحله طرح و برنامهريزي
مرحله 3- مرحله اجرا
مرحله 4- مرحله پاياني (اختتام)
طول مستطيلها نشان دهنده زمانهاي نسبي براي اجراي فازهاي پروژه ميباشد. طول مستطيلها در مواردي ميتواند نشانگر ساير عوامل، نظير بودجه يا نيروي انساني براي اجراي مراحل مختلف باشد. بديهي است که زمانهاي لازم در فازهاي مختلف يک پروژه، بستگي به طبيعت و خصوصيات پروژه دارد. هر يک از مراحل پروژه، اندکي زودتر از تکميل فاز پيشين خود آغاز شدهاند. در ادامه، هر يک از چهار مرحله (فاز) پروژه، توضيح داده ميشوند.
مرحله نظري
نقطه آغازين يک پروژه، با هر طبيعت و خصوصيتي که باشد، عبارت از يک نظريه يا فکر و يا خواسته است که توسط يک شخص يا يک گروه از اشخاص، يا يک موسسه و سازمان ايجاد ميشود. در موارد زيادي اين فکر توسط صاحب پروژه، يعني کسي که تصميم دارد براي اجراي پروژه سرمايهگذاري نمايد ابداع ميشود. در مواردي نيز ممکن است سازمانها و موسساتي که خود سرمايه و امکانات کافي براي اجرا ندارند، و يا سرمايهگذاري در زمينه مورد نظر را شخصاً به صلاح نميدانند، نظريه را به اشخاص واجد شرايط و امکانات پيشنهاد نمايند. (مشاورين اقتصادي و موسسات صنعتي بينالمللي، در موارد بسياري چنين پيشنهاداتي را به سرمايهگذاران داخلي در کشورها ارائه نمودهاند). اين نظريات به هر صورت که به وجود آمده باشند، بايد قبل از برنامهريزي براي اجرا، از نظر امکانپذير بودن و اقتصادي بودن مورد بررسي و مطالعه دقيق قرار گيرند. در صورتي که نتيجه چنين مطالعاتي نشانگر اين امر باشد که اجراي پروژه با در نظر گرفتن همگي شرايط محلي، نظير اوضاع اقتصادي، فرهنگي، سياسي و … امکانپذير بوده و از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه ميباشد، آنگاه انواع گزينههاي ممکن براي اجراي پروژه، طراحي و تبيين شده و هر يک از اين گزينهها مورد ارزيابي قرار ميگيرند. (بديهيست فعاليتهاي اوليه طراحي در اين فاز، براي نشان دادن چارچوب کلي گزينهها بوده و شامل جزئيات نميباشد). با انتخاب گزينه بهينه، که معمولاً در آن عواملي کلي نظير ظرفيت و محل مشخص شدهاند، طراحي پروژه يا جزئياتي نسبتاً بيشتر (ولي نه به آن ميزان جزئيات که براي اجرا کافي باشد) آغاز شده و در پيرو آن، عوامل هزينه، زمان و حجم منابع لازم، نظير نيروي انساني (در سطوح مختلف مهارتها و تخصصها) و تجهيزات، برآورد ميشوند. چنين برآوردهايي معمولاً با تفکيک فازهاي باقيمانده پروژه (فازهاي برنامهريزي، اجرا و پاياني) به عمل ميآيند.
براي تشريح بهتر، يک پروژه ساختماني را مورد نظر قرار ميدهيم. چنين پروژهاي، ممکن است مربوط به يک سازمان دولتي، يک موسسه خصوصي و يا يک شخص حقيقي باشد. در هر يک از اين شرايط، رد فاز نظري بايد روشهاي تقريباً يکساني براي اجراي اين پروژه دنبال شوند.
صاحب کار، نظرات و خواستههاي خود را براي مشاور طرح توضيح ميدهد. وظيفه مشاور، آن است که نظرات و خواستههاي صاحب کار را به طور دقيق، دريافت و امکانات ايجاد طرحي براي برآورد خواستههاي صاحب کار را مورد بررسي دقيق قرار دهد. در صورتي که شرايط لازم براي اجراي طرح وجود داشته و اجراي طرح از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه باشد، همانگونه که گفته شد، مشاور گزينههاي مختلف براي اجراي پروژه را طراحي نموده و نکات مثبت و منفي هر يک از گزينهها را جهت صاحب کار مشخص مينمايد. طرحهايي که در اين مقطع توسط مهندس مشاور تهيه ميشوند، همانگونه که بيان شد، داراي جزئيات کاملي به آن ميزان که بتوان با استفاده از نقشههاي تهيه شده، ساختمان را بنا نمود، نميباشند. اطلاعاتي که در اين مرحله از نقشهها قابل برداشت هستند، معمولاً در حدودي از جزئيات هستند که بتوانند پروژه را بخوبي تعريف نموده و حجم کارها و سطح منابع لازم را نشان دهند. در مورد پروژه ساختماني مورد مثال، اين اطلاعات ميتوانند شامل مطالب زير باشند:
– تعيين محل اجراي پروژه
– حجم کارها (سطح زيربنا، تعداد طبقات، …)
– نوع اسکلت (فلزي، بتون مسلح، …)
– انواع سرويسهاي تاسيساتي (روش تامين حرارت يا برودت، آب آشاميدني، فاضلاب، برق، …)
– برآورد منابع مالي، نيروي انساني، مواد و مصالح و تجهيزات لازم
– برنامه زمانبندي مقاطع مختلف اجراي کار
صاحب کار با در دست داشتن اطلاعات فوق و همچنين با سنجش امتيازات يا اشکالات مربوط به گزينههاي مختلفي که توسط مهندس مشاور ارائه شده، گزينهاي را که جمعاً داراي امتيازات بيشتري باشد انتخاب مينمايد. با اين انتخاب، فعاليتهاي مربوط به فاز اول پروژه پايان يافته و پروژه براي شروع فعاليتهاي فاز دوم آماده شده است.
بديهيست در فاز دوم که مربوط به طراحي دقيقتر و تعيين برنامهبندي زماني و برآورد حجم منابع لازم به صورتي دقيق ميباشد، تغييراتي در آنچه که در فاز اول تهيه شده است داده خواهد شد، ولي چهارچوب اصلي طرح به همان حالت که در فاز اول تهيه شده و مورد موافقت نهايي قرار گرفته است، باقي خواهد ماند.
به طور خلاصه، در فاز نظري به سئوالات زير پاسخ داده ميشود:
الف) آيا نظريه ارزش اجرايي دارد؟
ب) در صورتي که جواب الف مثبت است، چه گزينههايي براي اجرا، مناسب و منطقي به نظر ميرسند.
ج) گزينه بهينه از بين گزينههاي مناسب و منطقي، کدام است؟
مهندس مشاوري که براي اجراي وظايف فاز اول انتخاب ميشود، ممکن است خود وابسته و در استخدام دائمي سازمان صاحب کار باشد. چنين حالتي در موسسات بزرگ که در داخل سازمان خود قسمتي با نام دفتر فني يا دفتر طرح و مهندسي، و يا با نامهاي مشابه ديگر دارند، به چشم مي خورد در بسياري از موارد نيز ممکن است صاحب کار داراي چنين تشکيلاتي نباشد، و يا اگر داراي چنين تشکيلاتي هست، حجم کار بيش از آن باشد که توسط افراد خود سازمان قابل انجام باشد. در چنين شرايطي، کار مشاوره به صورت قرارداد به موسسات مهندسي مشاور واگذار مي شود.
بايد توجه داشت که در بسياري از کشورها، قوانين و مقررات بخصوصي از سوي دولت براي اجراي صحيح و دقيق مراتب مرحله يکم پروژهها تدوين شده است. در اغلب موارد، پروژههاي دولتي وقتي قابل بررسي براي تامين اعتبار و بودجه هستند که فاز اول طرح، اجرا شده و گزارش دقيقي بر اساس مطالعات به عمل آمده، ارائه شده باشد. قابل ذکر است که با وجود اهميت خاصي که فاز اول پروژهها براي اجراي دقيق و صحيح آنها در فازهاي بعدي دارد، در بسياري از موارد، توجه کافي به اين مرحله از پروژه نشده و دقت و بودجه کافي براي آن در نظر گرفته نميشود. به همين سبب، تعداد بسيار زيادي از پروژهها را ميتوان نام برد که به علت عدم اجراي دقيق و صحيح فاز اول، در مراحل بعدي با اشکالات مالي و تجهيزاتي مواجه شدهاند.
مرحله طرح و برنامهريزي
در اين مرحله، امور مربوط به پروژه از نظر سازمان و تشکيلات با مرحله يکم تشابه زيادي دارد، ولي همانگونه که گفته شد، امور طراحي و برنامهريزي با دقت بيشتري اجرا شده و داراي جزئيات کاملتري ميباشند.
در اين مرحله اطلاعات بين فعاليتهاي مختلف رفت و برگشت نموده و با بهرهگيري از اين مبادله اطلاعات، سعي ميشود جزئيات لازم مدنظر قرار گرفته و در نقشهها و گزارشات منعکس شوند. در حين اجراي فعاليتهاي اين مرحله، در مقاطعي دريافت و موافقت صاحب کار ضروري ميشود. قابل توجه است که در اين مرحله، نقشهها در سه سري تهيه ميشوند. نقشههاي سري اول ، عمدتاً نشان دهنده مشخصههايي از طرح که در فاز يکم تاييد شدهاند ميباشند. نقشههاي سري دوم که در شکل نقشههاي کامل ناميده شدهاند، بر اساس نقشههاي ساده سري اول، ولي با جزئيات کاملتري تهيه شدهاند. با اين حال، هنوز داراي آن مقدار از جزئيات نيستند که پيمانکار بتواند براحتي با مراجعه به اين نقشهها کليه عمليات ساخت را اجرا نمايد. به عنوان مثال در يک پروژه ساختماني، نقشههاي کامل شامل نقشههاي معماري، ساختماني، تاسيسات حرارتي و برودتي، آب، فاضلاب، برقرساني، روشنايي، مخابرات، دفع آب باران در محوطه و… ميباشند. براي اينکه ميزان جزئيات نقشهها مشخص شود، بايد گفت: که مثلاً در نقشههاي معماري سري دوم، ابعاد و موقعيت اطاقها،َ کريدورها، راهپلهها، درب و پنجرهها، … و شکل کامل نماهاي مختلف ساختمان مشخص شدهاند. همچنين در نقشههاي تاسيسات حرارتي و برودتي، به عنوان مثال، ابعاد کانالهاي انتقال هوا و محل نصب کانالها در داخل سقفهاي کاذب مشخص گرديدهاند. حال براي ساخت درب و پنجره، علاوه بر ابعاد اصلي، لازم است نوع و اندازه پروفيلهاي فلزي که در ساخت درب و پنجره به کار ميروند، نيز مشخص باشد، يا براي ساخت کانالهاي انتقال هوا، لازم است نوع اتصال (درز) که براي به هم پيوستن دو قطعه کانال در نظر گرفته شده است نيز مشخص شود. چنين جزئياتي معمولاً در نقشههاي سري دوم وجود ندارند. اين جزئيات در سري سوم نقشههاي طرح که نقشههاي اجرايي (يا کارگاهي) ناميده ميشوند قابل ارائه ميباشند.
تخمين دقيق مقادير کار و مصالح و در پيرو آن، تهيه سياستها و روشهاي مناسب براي قراردادهاي اجرايي (سياستهاي پيمان) همراه با دريافت موافقت صاحب کار، از وظايف مهندس مشاور در اين مرحله از طرح ميباشد. در همين مرحله، لازم است برنامه زمانبندي شده دقيقي براي فعاليتهاي اجرايي تهيه شود. در بسياري از قوانين مربوط به پيمان پروژههاي دولتي، وجود برنامههاي زمانبندي براي اجراي پروژهها، جزء لازم اسناد پيمان بوده و بدون آنها اسناد پيمان، کامل شده تلقي نميشوند. با تهيه شدن اسناد پيمان (شامل نقشههاي کامل، برآوردها، برنامههاي زمانبندي براي اجرا، …) و تعيين پيمانکار (يا پيمانکاران) بر اساس ضوابط و مقررات وضع شده در پروژه (و با در نظر گرفتن مقررات و محدوديتهاي دولتي)، بخش عمده فعاليتهاي فاز دوم، عملي شده و مشاور خود را براي اجراي وظايف فاز سوم، که در آن بايد به امور نظارت و کنترل بر نحوه اجرا بپردازد، آماده ميسازد. در همين مرحله، امور مربوط به تهيه نقشههاي اجرايي (نقشههاي کارگاهي) نيز توسط مشاور دنبال ميشوند و در مواردي، کار تهيه اين نقشهها در فاز سوم پروژه نيز ادامه يافته و به ترتيبي که اين نقشهها در فاز سوم پروژه جهت آگاهي از جزئيات نحوه اجرا براي پيمانکار لازم ميشوند، تهيه و در اختيارش قرار ميگيرند.
از نکات مهم در اين مرحله، آن است که طراح، بايد همراه و هماهنگ با طرح هسته اصلي سيستم، امکانات پشتيباني لازم براي سيستم را نيز طراحي نمايد.به عنوان مثال در صورتيكه پروژه مربوط به طراحي و ساخت يک مرکز صنعتي و توليدي ميباشد، لازم است توام با طراحي کارخانه و ماشينآلات توليدي، امکانات لازم براي نگهداري و تعميرات کارخانه نيز طرح شده و مثلاً نقشههاي کارگاههاي تعميرات و ماشينآلات لازم در اين کارگاهها نيز طراحي شوند. (بديهيست که چنين امري اختصاص به يک کارخانه نداشته و براي هر سيستمي، وجود امکانات پشتيباني در همان لحظات اول شروع بهرهبرداري از سيستم، لازم خواهد بود.
مرحله اجرا
در انتهاي فاز دوم پروژه، تقريباً همه فعاليتهايي که لازم است در اجرا عملي بشوند، مشخص شده و شيوهها و برنامههاي زمانبندي براي اجراي فعاليتها تعريف شدهاند. در فاز سوم، هدف اين ميباشد که پيشرفت کارهاي پروژه، مطابق با برنامهها و اصول و کيفيتهاي تعيين شده در فاز دوم به مرحله عمل ميآيند. مسلم است که در اين فاز، سازمان اجرايي بمراتب بزرگتر از سازمانهايي که در فازهاي قبلي پروژه فعاليت داشتند خواهد بود.
هزينههاي صرف شده براي اجراي فعاليتها نيز به مراتب بيش از هزينههاي مراحل قبلي پروژه ميباشد. در اين فاز، همانگونه که اشاره شد، عامل کنترل داراي نقش اساسي بوده و لازم است با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پيشرفت کارها و مقايسه مشخصههاي مختلف کارهاي اجرا شده با آنچه که برنامهريزي شده روند پيشرفت کارها و صرف هزينه و ساير منابع را کنترل نمود. تهيه مواد و مصالح، تامين تجهيزات، استخدام نيروي کار متخصص در امور فني، مالي، پرسنلي و …، از وظايف اوليه مورد لزوم در اين مرحله ميباشند. در بسياري از موارد، ممکن است مجموعه کارهايي که پيمانکار اجراي آنها را برعهده گرفته است، در حجمي بيشتر از يا داراي طبيعتي متفاوت با کارهايي باشد که پيمانکار بتواند با کادري که دائم در اختيار دارد از عهده اجراي آنها برآيد. در اين صورت، پيمانکار اقدام به بستن پيمانهاي دست دوم با ساير پيمانکاران خواهد نمود تا آنها با کاربرد تخصصها يا تجهيزات و امکانات بهتري که در اختيار دارند اجراي گروهي از فعاليتها را برعهده بگيرند. براي بستن پيمانهاي دست دوم، لازم است موافقت صاحب کار جلب شود.
واضح است که در حين اجراي کار، عليرغم دقت نظري که در تهيه طرحها و برنامهها در فاز دوم، به عمل آمده است، ايجاد تغييراتي در طرح، غير قابل اجتناب ميباشد.
پيمانکار در مراحل اجراي کار، به طور مستمر، با مشاوري که در فاز امور نظارت و کنترل را برعهده دارد تبادل نظر نموده و در مواردي که ايجاد تغييرات و تصميماتي در طرح ضروري باشد، با موافقت مشاور در اين موارد اقدام خواهد نمود. در چنين شرايطي نقشههاي نشان دهنده حالت عملي اجراي فعاليتها توسط پيمانکار تهيه خواهند گرديد.
مرحله پاياني (اختتام)
مرحله پاياني پروژهها را مي توان به خودي خود يك پروژه ناميد. در اين مرحله لازم است كارها به صورتي برنامهريزي شوند كه براحتي قابل قبول به وسيله دستگاه نظارت و قابل تحويل به صاحب كار باشند. بديهيست چنين شرايطي بستگي كامل به نحوه اجراي فعاليتها در طول فاز اجرايي دارد ولي در اغلب موارد مشاهده شده است كه در مرحله پاياني و تحويل پروژه ، پيچيدگي مسائل بين پيمانكار، دستگاه نظارت و صاحب كار، به حد اعلاي خود رسيده و كار تحويل موقت و آغاز بهرهبرداري از سيستم را به تعويق انداخته است. چنين شرايطي باعث خواهد شد كه سرمايه به كار گرفته شده براي مدتي بدون استفاده مانده و از سوي ديگر، پيمانكار نيز به علت درگيري و وابستگي به پروژه نتواند از منابع و امكانات خود در ساير پروژهها استفاده نمايد. در مراحل پايان فاز سوم (فاز اجرايي) معمولاً‌كاربرد نيروي انساني و تجهيزات روند كاهشي داشته و بنابراين برعهده پيمانكار است كه در اين مراحل،با برنامهاي دقيق و حساب شده، پرسنل و تجهيزات خود را كه در پروژه كاربرد ندارند به كاري ديگر بگمارد، يا به كار افرادي كه به صورت موقت براي اين پروژه استخدام شدهاند و كار جديدي براي آنها در نظر ندارد خاتمه داده، با آنها تسويه حساب نمايد. رعايت صحيح مقررات دولتي و حل و فصل مسائل با اتحاديههاي كارگري از وظايف مشكل، ولي غيرقابل اجتنابي است كه پيمانكار با آن مواجه خواهد بود. در اواخر فاز سوم و شروع فاز پاياني، روحيه افراد شاغل در پروژه به دليل نگراني در مورد از دست دادن شغل و بيكار ماندن بمراتب ضعيفتر از دورههاي آغاز فاز اجرا ميباشد. پيمانكار بايد اين مسائل را در نظر داشته و با دقت و سنجش جنبههاي مختلف امور پرسنلي به حل آنها بپردازد.
در مرحله پاياني پروژه، تهيه گزارشات و يادداشتهاي دقيق از نحوه اجراي كارها، باعث خواهد شد كه پيمانكار، براي شركت در مناقصات جديد، و براي اجراي پروژههاي جديد، منابع اطلاعاتي با ارزشي در اختيار داشته باشد.
در پايان اين بحث، ميتوان به طور خلاصه گفت: كه دقت در اجراي وظايف در مرحله چهارم و برنامهريزي صحيح براي تحويل هر چه سريعتر پروژه، علاوه بر آنكه از نظر اقتصادي به نفع صاحب كار و پيمانكار ميباشد از نظر كسب اعتبار براي شركت پيمانكاري و فراهم آوردن زمينههاي مناسب در دريافت پروژههاي جديد نيز داراي نقش و اهميت قابل توجهي ميباشد.
وظايف مديريت پروژه
وظايف اصلي مديريت پروژه را مي توان ايجاد هماهنگي لازم در اجراي فعاليتها براي كاربرد مناسب منابع و امكانات به منظور رسيدن به هدف نهايي پروژه دانست.
در ايجاد اين هماهنگي الزاماً محدوديتهاي زماني، بودجه، نيروي انساني، تجهيزات، مواد و ساير منابع و امكانات، همچنين محدوديتهاي مربوط به كيفيت كارهاي قابل اجرا و روشهاي اجراي آنها، قوانين و مقررات حاكم بر محيط و بسياري از محدوديتهاي ديگر كه به نوعي با فازهاي مختلف پروژه ارتباط خواهند داشت مورد نظر قرار ميگيرند.
براي انجام وظايف، مدير احتياج به برنامهريزي، سازماندهي، رهبري و كنترل خواهد داشت. دو موضوع اصلي كه بايد مدنظر بوده و پاسخي براي آنها تهيه شود عبارتند از:
1- مقادير (كميتها) را چگونه بايد تعيين نمود؟
2- آيا از منابع و امكانات به صورتي كارآ و موثر استفاده ميشود؟
براي پاسخگويي به سئوال اول ميتوان از تكنيكهاي مختلف برنامهريزي و برنامهبندي زماني، روشهاي تعيين سطح منابع و همچنين از روشهاي موازنه زمان و هزينه استفاده نمود. سئوال دوم با كاربرد اطلاعات بازتابي در حين اجراي پروژه و كنترل روند اجراي فعاليتها قابل پاسخگويي خواهد بود.
بديهيست عمليات برنامهريزي و برنامهبندي زماني مربوط به قبل از شروع عمليات اجرايي بوده ولي فعاليتهاي كنترل همراه با عمليات اجرايي ادامه مييابند. در برنامهريزي و برنامهزماني، پارامترهاي زمان، هزينه و ساير منابع و امكانات لازم به نحوي تعيين ميشوند كه بتوان پروژه را به اقتصاديترين صورت ممكن اجرا نمود.امور كنترل به اين منظور اعمال مي شوند كه كارهاي اجرايي مطابق آنچه كه برنامه ريزي و برنامهبندي شدهاند انجام شوند. بنابراين، به منظور فراهم شدن امكانات لازم جهت كنترل، لازم است در ساختار سيستمهاي مديريت پروژهها، شرايط و وسايل لازم براي دريافت اطلاعات بازتابي فراهم شده باشند.
سيستمهاي اطلاعات بازتابي، آگاهيهاي لازم را از فعاليتهاي اجرايي دريافت و با برنامههايي كه در مرحله قبل از اجرا تهيه شدهاند مورد مقايسه قرار داده و تجزيه و تحليل ميكنند. نتايج اين مقايسه به طور مستمر به سطوح مختلف مديريت گزارش ميشوند. بديهي است كسي كه در راس سازمان قرار دارد، به دليل محدوديت وقت و اشتغال به ساير امور اجرايي نميتواند مستقيماً دريافت كننده همگي اطلاعاتي باشد كه از طريق سيستم اطلاعات بازتابي به مديريت گزارش ميشوند، بنابراين: لازم است نوع اطلاعاتي كه بايد به مدير و يا به ساير سطوح مديريت در سازمان گزارش شوند، قبلاً مشخص شده باشد، تا مسير جريان اطلاعات حالت ثابت و تعيين شدهاي داشته و از تداخل وظايف و مسئوليتها جلوگيري شود. قابل ذكر است كه اطلاعات دريافت شده در سطوح مختلف مديريت، ممكن است برحسب لزوم ، به ساير سطوح گزارش شوند و يا در جلسات عمومي به صورت گروهي مورد بحث و تحليل قرار گيرند.
اطلاعاتي كه از روند عملي پيشرفت كارها جمعآوري شده و با مقادير برنامهريزي شده مورد سنجش و مقايسه قرار ميگيرند، ممكن است شامل اطلاعات مالي از نحوه صرف بودجه و يا تاريخهاي اجراي امور مختلف پروژه باشند.
مديريت با بهرهگيري از نتايج به دست آمده از تجزيه و تحليل اطلاعات، در مورد نحوه پيشبرد فعاليتها تصميمگيري نموده، و اين تصميمها و راهنماييها به امور اجرايي پروژه منتقل ميشوند ممكن است در مواردي نيز، نتيجه اين تصميمگيريها ، ايجاد تغييرات و تصحيحاتي در برنامههاي تعيين شده باشد.
با پيشرفت زمان تقريباً انواع فعاليتهاي ساخت و توليد ويا فعاليتهاي پژوهشي و علمي، در مقايسه با گذشته، در حجمي وسيعتر و با پيچيدگي بيشتري تحت پروژههايي به مرحله اجرا درميآيند، پروژههايي كه محتاج به صدها و هزارها فعاليت ميباشند، و در اجراي آنها درصد قابل توجهي از بودجه يك كشور صرف ميشوند، براي برنامهريزي چنين پروژههايي ، مسلماً كاربرد روشهاي علمي برنامهريزي امري ضروري ميباشد. لازم به توضيح است كه در اغلب موارد كه موضوع برنامهريزي يك پروژه مطرح ميشود، فقط برنامهريزي فعاليتهاي فاز اجرايي كه شامل امور ساخت و توليد هستند مورد توجه مسئولين پروژه قرار ميگيرد،ولي فعاليتهاي لازم در ساير فازهاي پروژه نيز به نوبه خود داراي آن مقدار پيچيدگي و حجم هستند كه اعمال يك برنامهريزي و كنترل دقيق بر آنها الزامي باشد. ميتوان گفت كه هر فاز يك پروژه (يا هر دسته از عمليات لازم در هر يك از فازها) به خودي خود يك پروژه ميباشد. تهيه نقشهها در فاز دوم پروژه شامل آن مقدار فعاليت، و در برگيرنده آن مقدار زمان و نيروي انساني و هزينه ميباشد، كه احتياج به برنامه داشته باشد. تهيه اسناد پيمان يا امور مختلف مناقصه و تعيين پيمانكار و عقد قرارداد نيز خود تشكيل دهنده گروهي از فعاليتها ميباشند كه ميتوان (و لازم است) براي آنها برنامهريزيهاي مناسبي به عمل آورد. در حقيقت، براي اجراي يك پروژه، تنها يك برنامه كافي نيست. صاحب كار احتياج دارد كه براي خود برنامهاي داشته باشد. مديران اجرايي و سرپرستان گروههاي اجرايي، مسئولان و كاركنان گروه مشاور و مسئولين بخشهاي مالي، پرسنلي، حمل و نقل، … و كاركنان اين بخشها، هر يك به برنامه بخصوصي جهت اجراي وظايف و كنترل امور مربوطه احتياج دارند. اين برنامهها، لازم است از نظر نوع اطلاعات و سطح جزئيات آنگونه تهيه و تنظيم شوند كه براي استفاده كننده درست همان مقدار اطلاعات و آگاهيها را بدهند كه بدانها احتياج خواهد داشت. چه برخورداري از جزئياتي بيش از ميزان لازم، باعث صرف وقت و انرژي بيهوده شده و وجود اطلاعاتي كمتر از حد لازم نيز استفاده كننده را در اجرا و كنترل وظايف با اشكال مواجه خواهد ساخت.
