امضاي ديجيتالي

امضاي ديجيتالي

 

چكيده

 

ما اكنون در حال سپری كردن عصر اطلاعات هستیم. تعداد افراد و تجارت هایی كه هر روز به اینترنت ملحق می شوند به طور بی سابقه ای در حال رشد است. هر روز دسترسی به اینترنت آسان تر و سرعت آن سریع تر می شود و قیمت آن ارزانتر می شود. بسیاری از افراد میزان زیادی از وقت خود را بر روی اینترنت به تبادل اطلاعات و همچنین به تبادلات مالی می پردازند. اینترنت یك شبكه اطلاعاتی باز است. هر كسی می تواند از اینترنت استفاده كند و امكان دارد كه از آن برای استخراج اطلاعات از مناطق آسیب پذیر، برای مقاصد سودجویانه و غیر قانونی استفاده كند. در جهان امروز مدیریت اسناد الكترونیكی و ارسال و دریافت اطلاعات الكترونیكی بخش بزرگی از تبلیغات و فعالیت‌های اجرایی را شامل می‌شود. هنوز انتظار می‌رود كه استفاده از اطلاعات مبتنی بر كامپیوتر در سطح جهان به طرز قابل توجهی در حال گسترش ‌باشد. یكی از تكنولوژیهایی كه موجب افزایش اعتماد گردیده، امضای دیجیتالی می‌باشد. این تكنیك مبتنی بر رمزنگاری باعث به رسمیت شناسی اطلاعات الكترونیكی می شود به طوری كه هویت پدیدآورنده سند و جامعیت اطلاعات آن، قابل بازبینی و كنترل می‌باشد.

 

 

مقدمه

 

امروزه کاغذها که حامل اصلی اطلاعات مهم بودند کم کم جای خود را به دیگر راه های تبادل اطلاعات می دهند. در واقع كاغذ دارای معایبی از قبیل انتقال آهسته و پرهزینه اسناد می‌باشد و بایگانی آنها نیز مشکلات زیادی را بوجود می آورد. به تدریچ با پیشرفت فناوری اطلاعات، تبدیل تجارت سنتی به تجارت الکترونیک، تبادل اسناد در این نوع تجارت امری فراگیر شده است. این اسناد اغلب حاوی اطلاعات حساسی مانند قراردادهای حقوقی، فن آوری های محرمانه و یا تبادلات مالی می باشند. برای ممانعت از دستبرد سارقان كامپیوتری كه در فضای الكترونیكی همواره مترصد دست اندازی و خواندن مستندات می باشند لازم است این  اسناد به رمز درآورده شوند.

اگر می خواهیم كه اسناد ما واقعاً در امان باشند باید آنها را بصورت دیجیتالی امضاء كنیم.

امضاء دیجیتالی یكی از روشهای ایمن سازی اطلاعات است كه كاربردی مشابه با امضاء معمولی در معاملات دارد و یكی از روشهای معتبر حفظ امنیت در شبكه می باشد. این روش به خصوص در مساله تجارت الكترونیك كه امروزه در جهان صنعت و فن آوری از طرفداران بسیاری برخوردار است، جایگاه ویژه ای دارد.

امضای دیجیتالی چيست ؟

امضای دیجیتالی بر روش‌های رمزنگاری از طریق کلیدهای عمومی و خصوصی مبتنی است. در حال حاضر در کشورهای متعدد و برای كاربردهای گوناگون از صدور ایمیل گرفته تا نقل و انتقالات مالی و امضای اسناد تعهدآور همانند ابزاری كه به اطلاعات روح می‌دهد مورد استفاده قرار می‌گیرد و كاربرد آن در شبکه‌های الکترونیکی به یک ضرورت تبدیل شده و در شرایطی كه ایمیل‌های ارسال شده به صندوق الكترونیكی یك فرد از لحاظ امنیتی قابل تائید نیست، امضای دیجیتالی این امكان را فراهم می‌كنند تا فرد مورد نظر با اطمینان از لحاظ امنیتی تبادلات خود را انجام دهد.

 

امضای دیجیتالی امنيت چه چيزي را تامين مي كند ؟

• تصدیق هویت: تصدیق هویت اطمینان از اینکه شخص یا طرفی که با آن در حال ارتباط هستیم همان کسی است که ما انتظار داریم و خودش می گوید.
• محرمانه بودن: اطلاعات درون پیغامها و یا تبادلات محرمانه می شوند و تنها برای اشخاص دریافت کننده و ارسال کننده قابل فهم و خواندن می باشد.
• امانت داری: اطلاعاتی که درون پیغام و یا تبادلات وجود دارد در طول مسیر به طور اتفاقی یا عمدی مورد دستبرد قرار نمی گیرند.
• غیر قابل انکار بودن: ارسال کننده نمیتواند منکر ارسال پیام یا تبادل مالی شود و دریافت کننده هم نمیتواند منکر دریافت آن شود.

روش ايجاد امضای دیجیتالی

قبل از آشنائی با نحوه عملکرد یک امضای دیجیتال، لازم است در ابتدا با برخی اصطلاحات مرتبط با این موضوع بیشتر آشنا شویم:

• کلیدها (Keys): از کلیدها به منظور ایجاد امضاهای دیجیتال استفاده می گردد. برای هر امضای دیجیتال، یک کلید عمومی و یک کلید خصوصی وجود دارد. کلید خصوصی، بخشی از کلید است که که شما از آن به منظور امضای یک پیام استفاده می نمائید. کلید خصوصی یک رمز عبور حفاظت شده بوده و نمی بایست آن را در اختیار دیگران قرار داد. کلید عمومی، بخشی از کلید است که امکان استفاده از آن برای سایر افراد وجود دارد. زمانی که کلید فوق برای یک حلقه کلید عمومی (public key ring) و یا یک شخص خاص ارسال می گردد، آنان با استفاده از آن قادر به بررسی امضای شما خواهند بود.
• حلقه کلید (Key Ring): شامل کلید های عمومی است. یک حلقه کلید از کلید های عمومی افرادی که برای شما کلید مربوط به خود را ارسال نموده و یا کلیدهائی که از طریق یک سرویس دهنده کلید عمومی دریافت نموده اید، تشکیل می گردد. یک سرویس دهنده کلید عمومی شامل کلید افرادی است که امکان ارسال کلید عمومی در اختیار آنان گذاشته شده است.
• اثر انگشت: زمانی که یک کلید تائید می گردد در حقیقت منحصربفرد بودن مجموعه ای از حروف و اعداد که اثر انگشت یک کلید را شامل می شوند تائید می گردد.
• در زمان انتخاب یک کلید از روی یک حلقه کلید، امکان مشاهده گواهینامه (مجوز) کلید وجود خواهد داشت. دراین رابطه می توان به اطلاعات متفاوتی نظیر صاحب کلید، تاریخ ایجاد و اعتبار کلید دست یافت.

به طور خلاصه برای ایجاد یك امضای دیجیتال، ابتدا امضاء كننده باید از طریق كلید عمومی امضای خود را رمزسازی كرده و سپس آن را ضمیمه پیام داده‌ای كند و برای مخاطب خویش ارسال نماید. مخاطب كه اكنون پیام داده‌ای را به همراه امضای دیجیتال آن دریافت كرده، باید امضای رمزنگاری شده را كه قابل فهم نیست از داده پیام‌ها جداساخته و از طریق كلید عمومی ارسال كننده، پیام را برای وی ارسال می‌كند تا خود ارسال‌ كننده با كلید خصوصی‌اش آن را رمزگشایی كند. چنانچه نتایج یكسانی حاصل شد، یعنی همان چیزی كه امضاء كننده به عنوان امضای دیجیتال برای خود تعریف كرده بود هویدا شد، معلوم می‌شود كه اولاً امضای مذكور به نحو صحیحی از سوی امضاءكننده ارسال شده و ثانیاً وی نمی‌تواند ادعا كند كه پیام را امضاء نكرده و یا اینكه پیام تغییر یافته است.

بنابراین، به كارگیری امضای دیجیتال شامل دو فرآیند است: مرحله اول ایجاد امضاء توسط ارسال‌كننده پیام توسط كلید خصوصی‌اش است و مرحله بعد نیز شامل فرآیند چك كردن امضای دیجیتال از طریق مراجعه به پیام اصلی و استفاده از كلید عمومی ارسال كننده است.

روش توليد امضای دیجیتالی

در طول سالها تحقیق در زمینه امنیت کامپیوتر روشها و متد های مختلفی برای امضاهای دیجیتالی ابداع شده است ولی چیزی در همه ی آنها عمومیت دارد این است که همه ی روش های تولید امضای دیجیتالی به ماهیت پیام وابسته اند. روش های زیر از مهم ترین روش های تولید امضای دیجیتالی است:

• امضاهای دیجیتالی مبتنی بر چکیده پیام: در این روش متن پیام دست نخورده باقی می ماند و تنها یک امضای چند بایتی به آن اضافه می شود.
• امضاهای دیجیتالی کلید متقارن: این امضاها مبتنی بر یک مرکز گواهی امضا هستند.
• امضاهای مبتنی بر روش های رمز نگاری کلید عمومی
• امضاهای مبتنی بر تبدیل های مستقل از سیستم های رمز نگاری

ويژگيهاي امضاهاي ديجيتالي

ویژگی‌های مهم امضاهای دیجیتال عبارتند از:

• در تولید آنها از اطلاعاتی كه به طور منحصر بفرد در اختیار امضا كننده است استفاده می‌شود.
• به طور خودكار و توسط رایانه تولید می‌شوند.
• امضاء هر پیام وابسته به كلیه بیتهای پیام است و هر گونه دستكاری و تغییر در متن سند موجب مخدوش شدن امضاء پیام می‌گردد.
• امضاء هر سندی متفاوت با امضاء اسناد دیگر است.
• باید به راحتی قابل بررسی و تایید باشد تا از جعل و انكار احتمالی آن جلوگیری شود.

حملات ممكن عليه امضاي ديجيتال

• حمله Key-only : در این حمله، دشمن تنها کلید عمومی امضاء‌کننده را می‌داند و بنابراین فقط توانایی بررسی صحت امضاهای پیام‌هایی را که به وی داده شده‌اند، دارد.
• حمله Known Signature : دشمن، کلید عمومی امضاء‌کننده را می‌داند و جفت‌های پیام/امضاء که به ‌وسیله صاحب امضاء انتخاب و تولید شده ‌است را دیده است. این حمله در عمل امکان‌پذیر است و بنابراین هر روش امضایی باید در مقابل آن امن باشد.
• حمله Chosen Message : به دشمن اجازه داده می‌شود که از امضاء‌کننده بخواهد که تعدادی از پیام‌های به انتخاب او را امضاء کند. انتخاب این پیام‌ها ممکن است به امضاهای از قبل گرفته ‌شده بستگی داشته باشد. این حمله در غالب حالات، ممکن است غیرعملی به نظر برسد، اما با پیروی از قانون احتیاط، روش امضایی که در برابر آن ایمن است، ترجیح داده می‌شود.
• حمله Man-in-the-middle : در این حمله، شخص از موقعیت استفاده کرده در هنگام مبادله کلید عمومی، کلید عمومی خود را جایگزین کرده و برای گیرنده می‌فرستد و بدین‌گونه می‌تواند به پیام‌ها دسترسی داشته باشد بدون اینکه فرستنده و گیرنده، مطلع باشند.

امروزه امضاء نشانه‌ هویت یك فرد می‌باشد. كسی كه یك نامه، رسید بانكی یا سندی را امضا می‌كند در حقیقت نشانه‌ای از خود باقی می‌گذارد كه نماد هویت اوست. این نماد به گونه‌ای می‌باشد كه اگرچه همگان می‌توانند آن را بشناسند، اما كسی توان تولید آن را ندارد و منحصر به یک  ‌فرد می باشد. در دنیای الكترونیك و فناوری نیز موضوع تصدیق هویت، یكی از موضوعات مهم امنیتی است. ایده‌ امضای دیجیتالی در جهان فناوری اطلاعات، همانند امضای واقعی، ابزاری مهم برای نیل به هدف تصدیق هویت وامنیت می باشد. روش ها مختلفی برای ایجاد امضاء دیجیتال وجود دارد اما آنچه که مهم است توجه به این نکته می باشد که امضاء دیجیتال موجب امنیت بیشتر در تبادل اطلاعات و از بین بردن محدودیت های رشد تجارت الکترونیک شده است.

سازمانهای الکترونیکی

مديران سازمانها براي ادامه حيات خود در قرن حاضر، بايد مجموعه اي از قواعد ودستورالعملهايي را در ذهن بپرورانند. در گذشته هاي نه چندان دور اين مديران براين اعتقاد بودند كه داراييهاي مادي تضمين كننده قدرت رقابتي آنان است . در قرن جديد، موفقيت با شركتهايي است كه راه خود را به آينده از هم اكنون شناخته اند، نه آنهايي كه داراي اموال بسياري در ترازنامه هاي خود هستند. با ظهور فناوريهاي جديد به ويژه اينترنت، شركتها دچار تغييرات و تحولات اساسي شده اند كه خود كمتر از يك انقلاب نيست. كه اين بار اين انقلاب به هرگوشه از جهان تسري يافته است.

ممكن است در قرن 21 شركتهايي ظهور كنند كه به طور كامل با شركتهايي كه به شكل گيري آنها كمك كرده متفاوت باشند. در واقع بسياري از مديران گذشته، بايد آنچه رادر گذشته فرا گرفته اند فراموش كنند. رهبران گذشته براين اعتقاد بودند كه ايجاد روح رقابت در ميان كاركنان موجب بالارفتن انگيزه در ميان كاركنان و تضمين كننده موفقيت آنان مي شود.

با رونق گرفتن فعاليتهاي تجاري، رهبر هر سازماني مي خواست يك شركت پايدار و جاودانه را بنا نهد اما در قرن جديد بسياري از شركتها موقتي خواهند بود. زيرا شركتهاي حامي اين نوع شركتها، آنها را فقط براي آفرينش فناوريها و محصولات جديد ايجاد مي كنند و حيات آنها نيز تا زماني است كه اين وظيفه را به پايان برسانند كه در نهايت همه عوامل فوق سازمانها را به سمت الکترونیکی شدن سوق مي دهد.

يك سازمان الکترونیکی، سازماني است كه همه كارمندان، فراي مرزها و محدوديتها بايكديگر كار مي كنند و اين مرزها مي تواند جغرافيايي يا سازماني باشد. و معمولا وسيله ارتباطي آنان به وسيله تكنولوژي اطلاعات تسهيل مي شود

تعريف سازمانهای الکترونیکی

تابه حال يك تعريف پذيرفته شده اي از سازمانهاي الکترونیکی ارائه نشده است .

يكي از تعاريف جامع عبارتست از:

سازمانهاي الکترونیکی، به صورت موقت، براي تركيب و به كارگيري تواناييهاي خاص اعضاي آن سازمانها به وجود آمده و باعث افزايش بهره وري و استفاده سريع از فرصتهاي خاص براي ارائه محصولات يا خدمات خاص مي شود و معمولا بعد مسافت به وسيله تكنولوژي اطلاعات جبران مي شود.

اما نكات برجسته تعاريفي كه ديگران ارائه داده اند:

– انعطاف پذيري مهمترين ويژگي سازمانهاي الکترونیکی است . (انجمن حسابداران مديريت كانادا)

– اطلاعات محور اصلي شركتهاي الکترونیکی خواهد بود (ديويد و مالونه )

– ويژگي اصلي سازمان الکترونیکی آنست كه لازم نيست براي ارائه خدمات همه افراد سازمان هميشه يا برخي اوقات كنار هم باشند، به عبارتي سازمان وجود دارد ولي قابل رويت نيست . آن يك شبكه است نه يك دفتر. (چارلز هندي )

از همه تعاريف ارائه شده مي توان اينگونه نتيجه گيري كرد كه نويسندگان حداقل درمورد سه ويژگي زير توافق دارند:

تكنولوژي هاي ارتباطي باعث تسهيل روابط در اين گونه سازمانها مي گردند.

از قبيل : پست الكترونيك – فاكس – تلفن و…

سازمانهاي الکترونیکی در برگيرنده شكل هاي متنوع سازماني هستند. در اينگونه سازمانها، زمان و مكان محدوديت به شمار نمي آيد و مي توان از روشهايي مانند تيمهاي چندمنظوره، سفارش از بيرون سازمان، ارتباطات درون سازماني و ساير موارد استفاده كرد.

افراد داخل سازمان بايد از سطح بالاتري از اعتماد نسبت به يكديگر برخوردار باشند. بدين علت كه افراد كارشان را اغلب دور از ديد ساير همكاران و مديرانشان انجام مي دهند، بايد درجه اعتماد بالا باشد.

البته ذكر اين نكته ضروري است كه سازمانهاي الکترونیکی فارغ از جنبه تكنولوژيكي آن همواره وجود داشته اند. مثال واضح آن، شركتهاي كوچكي هستند كه داراي هويت منحصر به فرد و روشني هستند ولي تشكيلاتي براي مقايسه ندارند. مثلا مالك شركت با تبديل يك اتاق خواب به دفتر در منزل يا با كاركردن در خودرو يا در حال مسافرت به درجه اي از سازمانهاي الکترونیکی برسد.

نكته قابل توجه در مورد سازمانهاي الکترونیکی امروزه اينست كه تكنولوژي هاي اطلاعاتي جديد اجازه مي دهد چنين فعاليتهايي آسانتر شوند و گسترش يابند.

پس مي توان اينگونه نتيجه گرفت كه : نمي توان يك مدل (پرسپكتيو) سازمان ارائه داد بلكه الکترونیکي شدن سازمانها درجات مختلفي دارد.

 

سازمانهای الکترونیکی از سه بعد

همانگونه كه قبلا گفته شد تعاريف زيادي براي سازمانهاي الکترونیکی ارائه شده است ولي به طور كلي از سه زاويه مي توان به سازمانهاي الکترونیکی نگاه كرد:

• بعد اول

از اين بعد سازمان الکترونیکی، سازمان شامل يك گروه از افراد است كه هركدام در رشته خود متخصص هستند و شاخه كاري هر گروه افراد از يكديگر متفاوت است و نتيجه فعاليتهايشان منجر به ارائه خدمات به مشتريان مي شود. به عبارتي هر فرد يا هر همكار وظيفه خاص خود را دارد. آنها همه داراي مهارتهاي ارتباطي قوي هستند  و سطح بالايي از اعتماد بين آنها برقرار است. اعضاء معمولا از طريق پست الكترونيك، تلفن، فاكس يا ويدئو كنفرانس با يكديگر ارتباط دارند.

• بعد دوم

در اينگونه سازمانهاي الکترونیکی، گروهي از افراد از شركتهاي شريك يا همكار كه همه اكثرا در يك شاخه خاص و يا وظيفه خاص مهارت دارند، كنار يكديگر جمع مي شوند تا بتوانند يك سازمان موقت يا يك سازمان دائمي را كه بتواند خدمات خاص ارائه دهد را به وجود بياورند.

وظايف خاص آنها عبارتند از: عرضه، توليد، سيستم هاي اطلاعاتي، توزيع و غيره. معمولا ارتباطات نيز مانند بعد اول از طريق پست الكترونيك، تلفن، فاكس و يا حضوري خواهد بود و همچنين به سطح بالايي از اعتماد نياز دارد.

• بعد سوم

سازمان الکترونیکی مي تواند يك سازمان بزرگي باشد كه برون دادهاي سازمان خود را از ميان تعداد زيادي از عمليات مهم سازمانهاي ديگر انتخاب مي كند مانند توليد يا توزيع .

اينگونه شركتها فعاليتهاي خود را با ريسك بالا، از طريق عرضه كنندگان يا به وسيله مشاركت كردن با ديگر شركتهاي متخصص در يك زمينه خاص انجام مي دهند. مزيت اينگونه سازمانها اينست كه مي توانند روي بهترين فعاليتها تمركز كنند.

براي مثال : يك شركت كامپيوتري ممكن است كامپيوترهايي با نام خود عرضه كند اما ممكن است اين شركت حتي انبار يا كارخانه واقعي نداشته باشد.

ابزار هاي كليدي در شركتهاي الكترونيك

به طور خلاصه ابزار كليدي در سازمانهاي الکترونیکی، ارتباطات و ميزان اثربخشي تكنولوژي اطلاعات است .

از ديد جسيكا (JESSICA) نويسنده كتاب تيم هاي سازماني: براي هر ارتباطي يك زمينه رواني وجود دارد و باتوجه به اينكه سازمانهاي الکترونیکی توسط تكنولوژي هم حمايت مي شوند، مي توان گفت :

چالشهاي رواني 90% و تكنولوژي 10% مشكلات سازمانهاي الکترونیکی را تشكيل مي دهند.

عوامل موثر بر تسريع روند الکترونیکی شدن

افزايش تحرك و انعطاف پذيري زياد در مشاغل .

روند نزولي در ايجاد مشاغل مادام العمر و ترقي شغلي پلكاني .

مورد توجه قرار گرفته شدن افرادي كه به وفاداري حرفه اي بيش از وفاداري سازماني ارزش مي گذارند و به زندگي خصوصي و زندگي كاري ارزش مساوي مي دهند.

بالارفتن پيچيدگي مصرف كنندگان و همچنين افزايش مصرف كنندگاني كه طالب كيفيت، انتخاب و ارزش براي پول هستند.

نياز به سرعت بيشتر در پاسخ به تغييرات و افزايش سرعت در ارائه محصولات جديدبه بازار.

هزينه و مسائل روزافزون مسافرت از نقطه Aبه B.

جابجايي از اقتصاد توليد محور به اقتصاد اطلاعات محور، جايي كه ارزش محتوي فكري يك محصول بيشتر از محتوي فيزيكي آن است .

و اما:

موانع

به طور كلي سه مانع را مي توان سدي براي توسعه سازمانهاي الکترونیکی يافت :

1 – عدم وجود زيرساختهاي مناسب سخت افزاري و نرم افزاري از قبيل عدم توانايي به كارگيري دانش رايانه اي نسل جديد توسط عموم، احتمال عدم سرمايه گذاري دولت به اندازه كافي در به كارگيري تكنولوژي ارتباطي مدرن مانند: استفاده از فيبر نوري، ماهواره، مسائل مربوط به اينترنت و غيره .

2 – نحوه نگرش مديران نسبت به كاركنان و تكنولوژي . امروزه بسياري از سازمانها هنوزساختار كنترل و فرمان را حفظ كرده اند، مديران مي ترسند كه روشهاي كاري منعطف منجر به آشفتگي كاركنان شود و اينكه آنها به موقع نياز، در دسترس نباشند. علي رغم توانمندسازي روزافزون، هنوز عدم اعتماد به هركس يا هرچيزي كه ديده نشود، وجوددارد. هنوز بسياري از مديران براي سنجش عملكرد به زمان حضور فيزيكي متكي هستند.

از طرفي ممكن است مديران درك كاملي از تكنولوژي و توان بالقوه آن نداشته باشند.

3 – عدم تمايل افراد به انعطاف پذيري در شغل. امروزه اكثر افراد عادت به استخدام مادام العمر دارند كه بتوانند درآمد حاصل از آن شغل پشتيبان زندگي خانوادگي شان باشد. پس باوجود اين براي اينگونه افراد مشكل است كه انقلابي در طرز زندگي شان به وجودآورند و قطعا به مفهوم كار پيماني، روي خوش نشان نمي دهند. اين در حالي است كه سازمانها بايد به كاركنان خود كمك كنند كه خود را براي دنيايي آماده سازند كه در آن براي كسي شغل تضمين شده مادام العمر وجود ندارد.

پس لازم است سازمانها به كاركنان كمك كنند تا مجموعه اي از مهارتهاي قابل انتقال راكسب كنند، مانند سواد رايانه اي، زبانهاي خارجي، كار تيمي و مسائل مربوط به ارتباطات .

مزاياي سازمانهاي الکترونیکی

– در سازمانهاي الکترونیکی بعد مسافت و فاصله جغرافيايي مانع از انجام كارها – برگزاري جلسات – كنفرانسها و غيره نخواهد شد.

– آثار و بلاياي فيزيكي از قبيل آتش سوزي – انفجار – زلزله و ساير حوادث بر روي روندكاري به حداقل خواهد رسيد.

– باعث افزايش بهره وري و سودآوري مي شود.

– توجه بيشتر بر جنبه انساني كارها و تاكيد كمتر بر اجزاء مكانيكي، تكراري و روتين كارها.

– برآورده كردن نيازهاي بيشتري از مشتريان .

– كاهش هزينه هاي مربوط به فضاهاي اداري به علت افزايش انعطاف پذيري در كار.

– افزايش وابستگي به سرمايه فكر و انديشه افراد سازمان .

– كاهش مسائل زيست محيطي به علت تردد كمتر افراد.

معايب

– از آنجايي كه مرز بين زندگي كاري و زندگي در منزل كم رنگ خواهد شد امكان افزايش سطح استرس در بين پرسنل سازمان وجود خواهد داشت.

– امكان انزواي كاركنان از نظر اجتماعي به علت كاهش محرك تماس شغلي و بازخور.

– اگر رابطه اجتماعي طراحي مجدد نشود و همچنين قوانين مربوط به استخدام تغييرنكند. كاركنان دانش محور با ارزش، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست مي دهند و مهارت خود را به بالاترين پيشنهاد خواهند فروخت .

– ريزش بالاي كاركنان .

– كاركناني كه دانش محور نباشند كم كم به حاشيه سازمان رانده مي شوند. مگر اينكه برنامه اي ارائه شود كه كاركنان سازمان كه هنوز كار فيزيكي دارند، آموزش ببينند و از آنها حمايت شود.

مديريت الكترونيكي

امروزه مطالب زيادي را در كتابهاي موجود و مقالات درمورد تجارت الكترونيكي – مدير الكترونيكي – شهر الكترونيكي – دولت الكترونيكي و غيره مي توان ديد كه همه اين مباحث حاكي از تغيير مهارتهاي مديريتي است .البته اين درست است كه اينترنت و تكنولوژي ارتباطات و اطلاعات، مهارتهاي مديريتي را تغيير داده است، ولي با همه اين موارد مي توان گفت كه يك مدير خوب مي تواند يك مدير الكترونيكي خوب نيز باشد.

به طور خلاصه مي توان 10 خصوصيت را براي مديريت اثربخش در سازمانهاي الکترونیکی ارائه داد:

1- سرعت

در سازمانهاي الکترونیکی در حقيقت سرعت عمل مهمتر از توسعه سازمان و يا بزرگ بودن سازمان است. شركتهاي بزرگ به درستي مفهوم سرعت عمل را درك مي كنند.

در سازمانهاي الکترونیکی چرخه هاي توليد كوتاهتر مي شود و مصرف كنندگان، توقع خدمات در محدوده زماني ساعت را دارند.

يكي از راههاي بالابردن سرعت، اجتناب از تصميمات بيش از حد بلند مدت است ويكي ديگر از راهها، كاهش بوروكراسي در سازمانهاست.

براي نمونه در يك بانك در آمريكا تاكيد اين بانك بر ارائه خدمات كاملا فراگير و همه جانبه است – افرادي كه متقاضي دريافت وام هستند طي مدت 60 ثانيه پاسخ خودرا دريافت مي كنند. هريك از كارمندان موظف است حداقل 5/1 ساعت در ماه، به تلفن مشتريان گوش دهد و هريك از مديران ارشد بايد در روز حداقل 20 پست الكترونيكي واصله از مشتريان را بخواند. همه موارد فوق منجربه تهيه نرم افزاري شده كه به ميزان قابل توجهي سرعت عمل در بانك را افزايش داده است .

2- نیروی انسانی ماهر

پرسنل مهمترين ورودي (INPUT) هر شركتي است، امروزه شركتها نياز به پرسنل كم ولي با كيفيت كار بالا نياز دارند – امروزه نياز به پرسنل با استعداد – نگرشها و مهارتهاي جديد است. به طوركلي شغلهاي جديد نياز به راههاي جديدي براي استخدام و بكارگيري و نگهداشتن پرسنل متصدي اينگونه شغلها دارند. و همچنين نياز به راههاي جديدي براي اندازه گيري عملكرد اينگونه افراد دارند.

3- آزدی عمل

ويژگي عمده اي كه باعث موفقيت سازمانهای الکترونیک شده است ماهيت بازبودن آن است. مزاياي اقتصادي كه از طريق آزادي به دست مي آيد تاييدكننده اين بيان است . اين خصيصه اين امكان را براي شركاء – همكاران – عرضه كنندگان – مصرف كنندگان و كليه افراد مرتبط با سازمان به وجود مي آورد كه دسترسي زيادي به پايگاه اطلاعاتي داشته باشند و نظرات خود را اعمال كنند.

4- مهارتهای همکاری

سازمانهای الکترونیکی و مجازی فرصتهاي جديدي را براي تيمها و شركتها به وجود مي آورد كه با يكديگر همكاري داشته باشند و با هم مرتبط باشند. در سازمانهاي الكترونيكي بايد به دنبال راههاي جديد براي ايجاد هماهنگي و همكاري بين افراد بود. چرا كه تيمها ممكن است از لحاظ مسافت و فاصله جغرافيايي و تمركز زماني از همديگر دور باشند و يا اينكه براي تيم هاي مختلفي كار كنند كه همه اين موارد نياز به هماهنگي خاص دارد.

5- نظم

اين سوال پيش مي آيد كه آيا مي توان نظم را همراه با آزادي و خلاقيت در سازمانهاي الكترونيكي با هم حفظ كرد؟

جواب مثبت است .

شالوده اصلي سازمانهای الکترونیکی نظم است، هنگامي كه يك نرم افزار جايگزين يك عمل انساني مي شود شالوده نرم افزار اصول به كارگرفته شده در آن است . پس شركتها بايد دقت خاصي روي پارامترهاي دستورالعمل و بكارگيري آن داشته باشند.

به عبارتي شركتها بايد به گونه اي عمل كنند كه از گيج شدن مشتريانشان جلوگيري كنند.

6- ارتباطات خوب

استراتژي ارتباطات بين كاركنان موضوع مهمي است .

ارتباطات نبايد حتما محدود به داخل سازمان باشد يا حتي محدود به داخل كشور مربوطه بلكه ارتباطات بايد به گونه اي باشد كه هرگاه شركت نياز به اطلاعات بيروني دارد بتواند اين اطلاعات به داخل سازمان منتقل شود و بالعكس هرگاه سازماني نياز به اطلاعات سازمان داشت اين اطلاعات به راحتي به سازمان مربوطه منتقل شود.

7- مدیریت رضایتمندی

در اين رابطه شركت بايد برنامه اي را براي رضايت مشتريان، همكاران و كليه افرادي كه مرتبط با سازمان هستند داشته باشد و در اين خصوص سرمايه گذاري كند.

8- تمرکز بر نیاز مشتری

امروزه فرصتهاي جديدي به وجود آمده تا شركتها بيشتر به روابط خود با خريداران و مشتريان وابسته باشند. امروزه معمولا شركتها سعي مي كنند توليدات خود را برمبناي نياز مشتريان توسعه دهند كه اين تغييرات حتما شماي كلي شركتها را نيز تغيير خواهد داد.

9- مدیریت دانش

تعريف : مجموعه روشها و فنوني كه طي آن تعدادي از افراد متخصص دورهم جمع مي شوند. و دانش خود را به اشتراك گذاشته و دانش جديدي را به وجود مي آورند.

البته پيداكردن افراد متخصص بدين منظور كار آساني نيست، چرا كه اينگونه افراد نياز به يك حس جديد و مهارتهاي جديدي دارند.

به عبارتي انجام اين كار و اينگونه مديريت مهمتر از پول و نرم افزارهاي هوشمنداست .

10- رهبری از طریق نظارت

معمولا مديران ارشد سازمان هيچ موقع خود مستقيما نياز به داشتن اطلاعات و تخصص در مورد جزئيات تكنولوژي اطلاعات و اينترنت و غيره ندارند: بلكه براي آنها اطلاعات كلي كافي است. معمولا مديران ارشد، بيشتر نقش هماهنگ كننده را دارند و تعيين كننده خط مشی ها و ميزان و نحوه سرمايه گذاري هستند.

پس اگر سيستم مديريتي سازمان به 10 مورد فوق مسلح شود. كمك شاياني به اثر بخشي مديريت در اينگونه سازمانها خواهد شد:

مي توان اينگونه نتيجه گيري كرد كه امروزه سازمانها به سرعت به سمت الکترونیکي شدن پيش مي روند كه اين، خود بسياري از روشهاي مديريتي را تغيير خواهد داد.

در سازمانهاي الکترونیکی، ديگر افراد محدود به ساعات كاري مشخص در يك محل خاص نخواهند بود، ديگر افراد در كنار كساني كه آنها را اداره مي كنند يا همكار هستند نخواهند نشست.

ديگر افراد يك شغل عادي نخواهند داشت، بلكه همزمان در چند پروژه با اعضاي تيم هاي مختلف از حرفه هاي مختلف كار خواهند كرد و اين روشها و ترتيبات به تناسب نياز سازمان ايجاد و منحل خواهد شد – امنيت شغلي كمتر خواهد شد، به افراد اعتماد مي شود كه به ابتكار و مسئوليت خود و براساس دستورالعملها و نه مقررات خشك عمل كنند – افراد در سازمانها لازم است كه خود انگيزش باشند و مستمر مهارتها و دانش خودرا به روز كنند.

پس مي توان اينگونه نتيجه گرفت كه براي ما فقط كافي نيست كه توانمنديهاي تكنولوژي جديد را بدانيم بلكه لازم است، ارزيابي مجدد روشهاي كاري، ساختارها وفرايندهاي مديريتي را به كار گيريم .

و در نهايت مي توان كليه عوامل موثر بر روند الکترونیکي شدن سازمانها را اينگونه بيان كرد:

1- مديريت 2 – نيروي انساني 3 – حمايت دولت 4 – مباحث مالي 5 – تكنولوژي وفناوري .

كاهش هزينه هاي سازمان

كاهش هزينه هاي سازمان در شرايط امروز اقتصاد جهاني بي ترديد، لازمه بقاي بنگاهها و نهادهاي خدماتي مجهز شدن به نظامها و سازوكارهاي مديريت استراتژيك هزينه و توليد كالا و خدمات با قيمتهاي قابل رقابت و پاسخگويي سريع به فرصتهاست. موسسات خدماتي براي تداوم حيات اقتصادي خود ناگزير بايد با كاهش هزينه و سبك كردن بار حبس سرمايه ها و توجه به مشتري مداري حركت خود را موزون تر كنند.

شناسايي عوامل موثر در كاهش هزينه ها

براي كاهش هزينه روشهاي گوناگوني پيشنهاد شده است كه قبل از هرچيز شناسايي عوامل قابل كاهش ضروري است. يكي از عوامل موثر در افزايش هزينه ها شكاف بين مشتري و سازمان و فاصله زياد بين سيستم مالي و فني مي باشد.براي كاهش هزينه در عرصه خدمات بر عواملي نظير حذف موانع فرهنگي و قانوني تاكيد شده و توجه به مسائلي مانند ضرورت باور جدي مديران به كاهش هزينه، ايجادتحول در سازوكار سازمان، تداوم آموزش اصلاح ساختارهاي كار، نگاه جدي به مديريت هزينه، كاهش شكاف نقدينگي، متعادل كردن هزينه و ارزش ايجاد سرمايه اجتماعي و… را يادآور مي شويم. همچنين براي صرفه جويي وكاهش هزينه بايد ضمن به هم زدن قوانين وساختارهاي موجود نگاه استراتژيك به كاهش هزينه داشت. علاوه براين كاهش هزينه يك تهديد نيست بلكه فرصتي است كه ظرفيتهاي نا شناخته سازمان رادر مسير حذف اتلافها وايجاد بهبود فعال مي كند و در نهايت درهاي بازار رقابتي را به روي سازمان مي گشايد.

 بحث كاهش هزينه از دو بعد مورد توجه است:

الف- زماني كه ما از طريق صرفه جويي در مصرف منابع، مي خواهيم به كاهش هزينه برسيم.

ب- وقتي كه از طريق ارزان كردن منابع به دنبال كاهش هزينه هستيم، يعني همان منابع را با قيمت ارزان تر استفاده مي كنيم. مثلا در بيمارستان همان مقدار دارو يا مواد مصرفي در پانسمان را مي خواهيم استفاده كنيم اما دنبال اين هستيم كه چگونه ارزان تر تهيه كنيم.

مورد اول از مقوله بهره وري است، يعني ما دنبال اين هستيم كه با صرف منابع كمتر همان ارزش يا ارزش بيشتري توليد كنيم و در واقع بهره وري مان را مي خواهيم بالا ببريم.

نكته ديگر اينكه در شرايط تورمي، افزايش هزينه به هر صورت اتفاق مي افتد و اين مساله خارج از كنترل مديريت است وآيا در اقتصادهاي تورمي اين كاهش هزينه با وسعتي كه ماانتظارش را داريم امكان پذيراست؟

اگرواقعا نهضت كاهش هزينه درايران راه بيفتد، مشكلات اجتماعي آن چه مي شود؟ درايران غالبا سيستم مديريت ريخت و پاش حاكم است و از همه مهمتر خود دولت از خيلي از ريخت و پاش هاي ما برخوردار مي شود. واقعا اگر روزي نهضت ارائه خدمت يا توليد بدون ريخت و پاش و ارزان شروع شود و جلو اين مازادها گرفته شود، علاوه براينكه اشتغالهاي كاذب و رانتها و سودهاي كاذب از بين مي رود با يك مشكل اجتماعي بزرگ روبرو مي شويم، چون بهره وري اقتصاد ما پائين است، اين يك پيامد اجتماعي دارد كه قطعا يك جايي ظاهر مي شود و مازاد نيروي انساني يكي از پيامدهاست. خود دولت با ريخت و پاشي كه مي كند از يك سو يك مشتري بزرگ و يك ريخت وپاش كننده بزرگ است.

درروندكاهش هزينه ها بايد به صرفه جويي هاي ناشي از اطلاعات توجه كنيم. به روز بودن اطلاعات يكي از منابع اقتصادي و منشاء صرفه هاست. صرفه جويي ديگر صرفه جويي ناشي از اتحادهاي استراتژيك است كه ما ازآن محروم هستيم. درواقع ما مي خواهيم در مقياس كوچك با حجم محدود و در بي اطلاعي و نبودن همكاريهاي بزرگ، دست به كاهش هزينه بزنيم كه اين مسائل طبعا ما را با محدوديتهايي روبرو مي كند.

در پاسخ به اين سوال كه چه نوع هزينه هايي را بايد در فرايند اجراي استراتژي كاهش هزينه ها مورد توجه قرارداد؟ بايد بگوئيم كه مهمترين سرفصل هايي كه دراين ارتباط مي تواند مورد توجه سازمانها قرارگيرد، به اين شرح خلاصه مي شود:

الف – استفاده بهينه از تمامي ظرفيتهاي خدماتي و توليدي واعمال مديريت صحيح نگهداري و تعميرات روي كليه تجهيزات موجود درمراكزدرماني، بيمارستانها و يا سازمانها.

ب- آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وري و هدفمندكردن نيروها به سمت بهبود شاخصها از طريق گروههاي بهبود وغيره.

ج- مديريت روي هزينه هاي خواب سرمايه.

د- مديريت روي هزينه هاي انرژي و اتلاف ساير منابع.

ه- مديريت روي كاهش ضايعات منابع سازماني،مواداوليه وقطعات 0

و- ارتقاي سطح كيفيت.

ن- بهبودفرآيند وارتقا سطح ارائه خدمات درجهت افزايش سرعت، دقت و پاسخگويي به نياز مراجعين و مشتريان.

ي- نگرش فرآيندي به ساختارسازماني (انجام مهندسي مجدد درسازمان)

ر- توجه بيش از پيش به سيستم هاي اطلاعاتي وگردش اطلاعات در سازمان براي سرعت و دقت بخشيدن به تصميمات در سازمان.

ز- شناسايي و حذف فعاليتهاي بدون ارزش افزوده، فعاليتهاي موازي – دوباره كاريها.

د- كاهش سهم نيروي انساني بخشهاي ستادي به اجرائي و توليدي

ذ- فعال كردن نظام پيشنهادها، ترويج كارگروهي و ايجاد نظام ارزيابي و انگيزشي مناسب در سازمان.

م- نوآوري درارائه خدمات.

 

عارضه يابي واجرا

يك سازمان با ساختار، رفتار و شيوه مديريت ايستا هرگز نمي تواند يك مديريت پويا وكارا داشته باشد. عارضه هاي مزمن را با معالجات معمولي نمي توان مداوا كرد. حتي اگر علت اصلي نيز از بين رفته باشد، خود عارضه تبديل به علت شده و بيمار گونگي در رفتارها و شيوه هاي عملكرد مديريتها، عارضه هاي مديريتي ايجاد مي كندكه گران تمام شدن خدمات يا كالاها يكي از آنها است كه بايد به موقع معالجه شود و با مقاومت در مقابل تغيير و عدم تصميم گيري در پذيرش نظامهاي كاهش هزينه امكان پذيرنيست.

موسسات توليدي وخدماتي و درماني بايد با كاهش هزينه و سبك كردن بار حبس سرمايه ها و هماهنگ شدن با قواعد از نوع مشتري مداري تبديل به سازمانهايي از نوع پويا و سريع شده و حركت خود را موزون تر كنند. متاسفانه بي تفاوتي مسئولان و كندبودن تصميم گيري در به كارگيري نظامهاي مديريت هزينه باعث گراني خدمات ارائه شده مي شوند.

بايد توجه داشت كه گران تمام شدن كالاها به لحاظ حبس منابع تنها مشكل دروني نهادها نيست، بلكه تبعات اقتصادي و اجتماعي بسيار جدي تر دارد. يافته هاي تحليلگران در سطح كلان نشان مي دهد كه قرارگرفتن در زنجيره ارزش ساز سازمان در جهت توسعه و رشد اقتصاد از ضرورتهاي اساسي است. ولي اگر قرار باشد يك حلقه ضعيف دركنارحلقه هاي پويا قرارگيرد، مسلما بازدارنده بوده ومنجر به ضعف بيشتري مي شود.

تجهيز نهادهاي خدماتي يا توليدي به نظامها و ساز و كارهاي مديريت استراتژيك هزينه و توليد كالاها وخدمات با قيمتهاي قابل رقابت و پاسخگويي سريع به فرصتها، لازمه بقاي نهادهاي خدماتي است.

استراتژي كاهش هزينه مي تواند با ايجاد قدرت و توانمندي دروني و فراهم كردن شرايط رقابتي، استفاده از فرصتهاي بيروني را براي نهادهاي خدماتي يا توليدي ميسر سازد.

دراينجا بحث كاهش هزينه را مي خواهيم درمفهوم يك سازمان يادگيرنده نگاه كنيم.

سازمان ياد گيرنده

سازمان يادگيرنده چه نوع سازماني است؟ چگونه مي شود يك سازمان را يادگيرنده كرد و چه موانعي درمسير يادگيري يك سازمان وجوددارد؟ اگركاهش هزينه را از جنس يادگيري تلقي كنيم، به نظر مي رسد كه اين نگاههاي مايوسانه كار راخراب تر مي كند، مثل بچه اي كه درسهايش را نخوانده است، در يك هفته به امتحان مانده چقدر مي تواند درس بخواند؟ اين بچه كه به اندازه كافي درس نخوانده است ظرف يك هفته نمي تواند شاگرد اول شود. منتها اين يك هفته را نبايد خراب كرد. ما در اينجا به دغدغه يابي تاكيدداريم.

دغدغه يابي دو ويژگي اصلي دارد به بيان ديگر اصلاح مدلهاي ذهني مديران دردغدغه يابي با دو مولفه اصلي بايد انجام شود. درك فاصله و عزم واميد به بهبود. يعني اگر مافاصله اي را درك كرديم و فهميديم كه درآن با مولفه هاي كيفيت فاصله داريم، اگراين فاصله به ياس و نا اميدي منجر شد، مثل آدمي هستيم كه شب امتحان فرارسيده و استرس هم پيداكرده است.

به گفته ادگار شاين ما به يك اضطراب مثبت نياز داريم و كاتر مي گويد ما به سيستم هايمان بايد تنش هاي خلاق واردكنيم، بايد در مديرانمان اضطراب مثبت ايجادكنيم، نبايد ياس و نا اميدي ايجادكنيم. به عبارت ديگر همه اينها يعني درك فاصله. براين اساس بعضي از مديران به تدريج مي فهمند كه از خود شيفتگي واز حصار باورهاي غلط ذهني خارج شده اند.

در ويژگي ديگر يعني عزم به بهبود به اين نتيجه مي رسيم كه بايد كار را از جاهايي كه مي توانيم انجام بدهيم شروع كنيم. خيلي از كارهاست كه ما نميتوانيم انجام دهيم. نبايد انرژي خودرا صرف مسائلي بكنيم كه نمي توانيم آنهاراحل كنيم، چون اتفاق خاصي نمي افتد. ولي ببينيم مسائلي كه مي توانيم آنها را حل كنيم چيست؟

سه نكته است كه در سازمان بايد مورد توجه قرار بگيرد و هدف كلي سازمان روي اين عوامل شكل بگيرد.اين نكات عبارتند از عوامل استراتژيك، مالي وكيفيت.

به عقيده كاپلان دستاوردهاي مالي يك سازمان ميوه يك درخت است. اين درخت ساقه و ريشه دارد. ريشه بايد درخاك محكم باشد و آبياري شود. براساس اين رويكرد سازمان را بايد از چهار ديدگاه مورد بررسي قرارداد: ديدگاه مالي، ديدگاه مشتري، ديدگاه فرآيندهاي داخلي و ديدگاه رشد ويادگيري. يعني اگر مي خواهيد به نتايج مفيد مالي برسيد، سازمان شما بايد يادگيرنده باشد، نگاه آدمها درست باشد و فرآيندها بايد مديريت شود. بايد توجه كرد كه هزينه يك متغير درون زاست، يعني ناشي از فعل و انفعالات دروني سيستم شماست و متغيري نيست كه بتوان آن را از بيرون كم كرد.

بيش آز آنكه نگران هزينه عوامل و نهاده هاي توليد باشيم، بايد نگران يادگيري سازمانها باشيم. سازمان يادگيرنده مي تواند با نهاده بسيار گرانتر از اين هم ارزشهاي فوق العاده اي براي مشتري بيافريند و رقابت كند و سودآور باشد. بنابراين ما هر چه بتوانيم سازمانها را يادگيرنده تر كنيم، هم ارزش مورد نظر ارباب رجوع و مشتري فراهم مي شود وهم هزينه ها كاهش پيدا مي كند.

رفع موانع

يكي از عوامل موثردر افزايش هزينه ها وجود شكافهاي اساسي درداخل سازمانها است. مانند شكاف بين مشتري وسازمان، شكاف بين سازمان و تامين كننده، شكاف بين سيستم مالي و سيستم فني، شكاف بين استراتژي وتاكتيك.

مديران ارشد همواره نسبت به ارقام و نتايج مالي حساس مي باشند. امروزه مديران بايد بدانند كه كيفيت به سود آوري كمك مي كند، لذا لزوما نبايد يكي را فداي ديگري كنند. رويكردهاي نوين بهبود تلاش مي كنندكه هزينه هاي شكست را حذف كرده و هزينه هاي ارزيابي حين فرايند را به حداقل كاهش دهند. اما با هزينه كردن درست و به موقع در مرحله پيشگيري، با كمترين هزينه، بيشترين كيفيت حاصل مي شود. گسل هاي بين سيستم هاي مالي و سيستم هاي فني موجب تقويت اين سوء برداشت مي شود كه كيفيت بالاتر بدون افزايش در هزينه ها ممكن نيست و بالعكس كاهش هزينه ها منجر به صدمه ديدن كيفيت خواهد شد. اين تبعات ناشي از شكاف بين سيستم مالي و فني است.

مشابه اين تبعات درشكاف بين سازمان و مشتريانش قابل كشف است. واقعا جاي تعجب است وقتي مي بينيم سازمانها چقدر پول خرج ميكنندكه مشتري راجذب كنند، اماچقدركم تلاش مي كنندكه مشتريان راحفظ نمايند و بدين ترتيب به شدت از نياز به تبليغات زياد جهت جذب مشتريان كاسته خواهد شد. از طرفي سازمانها بايد دقت كنند كه هرمشتري ناراضي چندين مشتري بالقوه سازمان را از راه جديدآنها منصرف مي كند. درشكاف بين سازمان و تامين كننده نيز مشابه همين تبعات قابل اشاعه مي باشد. با ارتقاي بهره وري مي توان افزايش قيمتهاي عوامل را جبران كرد.

اگر مي خواهيم وارد فضاي جديد در اداره سازمان و ارائه خدمات شويم ولي همچنان نگرشها و باورهاي گذشته را حفظ كنيم فرآيند كاهش هزينه ها و بهبود كيفيت عملي و همراه با موفقيت نخواهد بود. هيچكدام از هزينه هاي گذشته به معناي اين نيست كه در آتيه مسير حركت هزينه هاي ما چه مي شود. روند ومسير هزينه هاي ما در آينده بستگي به اين داردكه چقدر آنها را راهبري و مديريت كنيم. با استفاده از نگرشها و باورها و ساز و كارهاي جديد وبا عزم و اراده واميد به بهبودي مي توان هزينه هارا به ميزان چشمگيري كاهش داد.

مديريت و كاهش هزينه ها يعني شناسايي و اقدام براي حذف اتلافها درسازمان. وقتي نهضت كاهش هزينه راشروع مي كنيم تازه خلاقيتها و نوآوريهاي كاركنان به كار مي افتد. برگزاري دوره هاي آموزش آشنايي با مديريت هزينه مي تواند بسيار مفيد باشد. بايد توجه داشت كه تغييرات به هيچ وجه باعث كاهش كيفيت خدمات وكاركرد پرسنل نشود. با استقبال از پيشنهادهايي كه كاملا اجرايي بوده ودر عين حال به كيفيت لطمه نزند خلاقيت و نوآوري در بين كاركنان سازمان فوران كرده وكاهش هزينه ها مشهود مي شود.

مسير حركت در مديريت هزينه ها

نكته قابل تاكيد ديگر اين است كه روند تحول سازمانها از مديريت مي گذرد. هر سازماني زودتر در اين مسير قرار بگيرد و خود را متحول كند افزايش سودآوري خواهد داشت. علاوه براين منابع مالي براي پرداخت پاداش به كاركنان افزايش پيدامي كند. بنابراين مسير پيشرفت و افزايش سودآوري از طريق مديريت و كاهش هزينه هاست.

اگر برخي از فعاليتهاي فاقد ارزش افزايي را حذف كنيم ممكن است چند نفر بيكارشوند ولي آنها به سمت كارهايي مي روند كه ارزش زاست و باعث افزايش درآمدشان مي شود وازاين طريق سطح درآمد ملي كشور بالامي رود.

مهمترين مزيت بادوام و قابل اتكاي شما، آرمان وچشم انداز شماست. مزيت و توانمندي يك سازمان طي يك دوره زماني پديد مي آيد و قطعا از ابتدا اين گونه نبوده. مسلما در حال حاضر بسياري از سازمانهاي كشوردرمقايسه با سازمانها ونهادهاي پيشرفته، مزيت رقابتي و توانمندي قابل اتكايي ندارند، اما مثل بنگاههاي كشور هاي ديگر، موسسات ما مي توانند طي يك فرآيند ودوره زماني براي خودشان مزيت و توانمندي رقابتي خلق و ايجاد كنند.

يكي از روشهاي اصلي توليد محصولات و خدمات كم هزينه و رقابتي اجراي دقيق وجدي مديريت هزينه وكاهش هزينه ها است.

در ابتداي اجراي مديريت هزينه بايد روي هزينه هايي كه تحت كنترل و داخلي ما است كار كنيم. براي مثال يك بيمارستان در روند كاهش هزينه ابتدا بايد از هزينه هاي خود بيمارستان، بخش ها، داروخانه، آزمايشگاه و… شروع كند. اگر توانستيم اين هزينه ها را مديريت كنيم مسلما در مرحله بعدي به سراغ هزينه هاي تامين كنندگان غير بيمارستاني خواهيم رفت در نتيجه شما در يك فرآيند به تمام هزينه هايي كه بايد مديريت كنيد مي رسيد. براساس اين طرز تفكر، هزينه كم كم ازيك عامل مستقل بيروني كه شما در آن نقشي نداريد، به يك عامل وابسته دروني تبديل مي شود.

اما نقطه شروع از همان هزينه هايي است كه شما برآن مديريت مي كنيد. اين مثل يك موج به تامين كنندگان مختلف بسط پيدا مي كند تا جايي كه شما به هزينه هاي محيطي و مديريت و كاهش آنها خواهيد رسيد. خلاصه كلام اينكه نبايد نگران تبعات اجتماعي كاهش هزينه باشيم. تمام آثار آن مثبت است و در واقع مديريت و راهبري هزينه مسيري به سوي پيشرفت و موفقيت بنگاههاي اقتصادي كل كشور ماست.

وقتي سازمان خلاق و ياد گيرنده باشد، روي محيط داخلي سازمان هم تاثير مي گذارد. اگرسعي ما بر جلب مشاركت باشد مي توانيم هزينه ها را كاهش دهيم. گاهي دربخش كاهش هزينه نيز علي رغم هزينه هاي زيادي كه براي كاهش هزينه متحمل مي شويم به علت صحيح اجرا نكردن استراتژي نه تنها هزينه ها را كاهش نمي دهيم بلكه هزينه اضافي را نيز تحميل مي كنيم. در بسياري از سازمانها تركيبي از كاهش هزينه ها و گسترش خدمات به مشتريان براي فعاليت بلند مدت ضروري است.

دلايل شكست

دربسياري از موارد كاهش هزينه ها به شكست منجر مي شود. دلايل متعددي براي شكست ها وجود دارد ازرايج ترين آنها مي توان اين موارد را بيان كرد:

پايبند نبودن مديران در سطوح ارشد و مياني به استراتژي كاهش هزينه. درصورتي كه در قبال استراتژي كاهش هزينه، تعهدي وجود نداشته باشد، مديران و كاركنان به آن به عنوان يك دغدغه زودگذر نگاه ميكنند و بي توجهي به آن را باعث از رده خارج شدن مي دانند.

مسئله ديگري كه وجود دارد عدم شناخت عوامل كاهش هزينه به طور مناسب است. واقعا كدام يك از هزينه ها را بايد كاهش داد؟ تمركز براين نكته كه بايد كاركنان شركت كاهش يابد بدون توجه به خدماتي كه آنها ارائه مي دهند، بدون توجه به نقش حياتي آن افراد در نيل به اهداف سازمان مسلما سازمان را دچارمشكل خواهدكرد. كاهش هزينه موفق، نيا ز به روشي دارد تا عوامل قابل كاهش را به نحو مناسب شناسايي كند، عواملي كه فاقد ارزش افزوده باشند.

هنگامي كه صحبت از كاهش هزينه هاست غالبا فعاليتهاي پشتيباني (هزينه هاي غيرمستقيم) موردتوجه قرارمي گيرند. براي آنكه هزينه هاي غير مستقيم به طور موفق كاهش يابند نياز به اتخاذ رويكردي دارندتا اهميت خدماتي را كه هر بخش پشتيباني بر استراتژي واحد تجاري و آينده دارد تعيين كند. اين مسئله باعث مي شود تا مديريت، سربار را در بخشهاي غير حياتي كاهش دهد و منابع را به سوي زمينه هاي كليدي هدايت نمايد.

متاسفانه دركشور ما هرگاه سازمان يا شركتي بخواهد ثبات قيمت داشته باشد يا افزايش قيمت آن كمتر از تورم باشد اولين تغييري كه در محصولات آن مشاهده مي شود كاهش كيفيت خدمات يا محصولات است اين گونه كاهش هزينه ها مشتري مدار نيست.

نبود معيار مناسب براي اندازه گيري ميزان موفقيت اجراي استراتژي كاهش هزينه، ازعوامل ديگري است كه باعث شكست استراتژي كاهش هزينه مي شود. اصولا مديران سعي مي كنند تا عملكرد خود را هموار نشان دهند. اين مسئله در همه سطوح مديريت ديده مي شود. مديران ارشد در مقابل سهامداران با همواركردن سود عملكرد خود را هموار نشان ميدهند و مديران سطح مياني نيز با دستيابي به ارقام بودجه عملكرد خود را هموار مي كنند. هنگامي كه معيارهاي اندازه گيري مناسب نباشند در آن صورت به ظاهر به اهداف كاهش هزينه دست يافته اند، اما در كنار آن هزينه هاي ديگري برشركت تحميل شده است.

مقبوليت نداشتن استراتژي كاهش هزينه در بين افراد سازمان نيز از عوامل ديگر شكست است. وقتي به صورت ناگهاني مزايايي قطع شده يا افرادي اخراج شوند، مسئوليت پذيري افراد براي كاهش هزينه سازمان كم مي شود. شكل دادن به وجدان سازماني كه به ريخت و پاش ها و اتلافها توجه كند نكته مهمي در فرآيندكاهش هزينه هاست. درسطح سازمان مديريت هزينه قدم اول است كه در دو ديدگاه صرفه جويي به عنوان يك بينش و ديد استراتژيك كه همان اصلاح روابط، ساختارها و الگوي فكري و رفتاري است، مد نظر قرار دارد.

امروزه ما با جامعه ای سر و کار داریم که مشخصه بارز آن دانش و سازمان، به عنوان آفرینندگان اصلی ثروت می باشند و اطلاعات، مفهومی است که از اهمیت فزاینده ای برخوردار است.بهره برداری کارآمد از اطلاعات مهم ترین عامل پیشرفت و کارایی سازمان در عصر حاضر است. به طوری که چگونگی و روش جمع آوری اطلاعات، مدیریت و کاربرد اطلاعات، سرنوشت شکست یا بقای یک سازمان را رقم می زند. امروزه اطلاعات فراتر از مواد اولیه، سرمایه، نیروی انسانی و ماشین آلات به اساسی ترین رکن در تولید تبدیل شده است و از آن به عنوان قدرت و ثروت سازمان یاد    می شود. به این ترتیب سازمان موفق، سازمانی است که اطلاعات را به عنوان منبع تعیین کننده و سرنوشت ساز در تصمیم گیری تلقی می کند و مدیریت بهینه اطلاعات را برای فعالیت ها ضروری می داند.
جهانی شدن بازارها، سرعت تغییرات، پیچیدگی رقابت و حجم عظیم تولید و گردش اطلاعات، سازمان را ملزم به نگرش مجدد در عملکرد، ساختار و فعالیت های خود می کند. چنین نگرشی در سازمان مستلزم جمع آوری، پردازش اطلاعات، تسهیل در انجام وظایف سازمانی با استفاده از دستاوردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات و بهره مندی از وجود شبکه های عظیم رایانه و پایگاه های اطلاعاتی متعدد برای اتصال بخش های مختلف سازمان به یکدیگر و در نهایت ایجاد شبکه های سازمانی می باشد. اکنون بهره وری و توان رقابتی بنگاه های اقتصادی به ظرفیت تولید، پردازش و کاربرد مؤثر اطلاعات مبتنی بر دانش دارد.
مدیران سازمان ها برای ادامه حیات خود در قرن حاضر باید مجموعه ای از قواعد و دستورالعمل ها را در ذهن بپرورانند، چرا که ظهور فناوری های جدید مانند اینترنت، شرکت ها را دچار تحولات اساسی نموده و این امر همچون انقلابی به هر گوشه از جهان تسری یافته است. وجود سازمان های مجازی یکی از جلوه های بارز این تحولات به شمار می رود. سازمان مجازی، سازمانی است که همه کارمندان ورای مرزها و محدودیت ها با یکدیگر همکاری     می کنند که این مرزها می تواند جغرافیایی یا سازمانی باشد و معمولاً مسیر ارتباطی آنان به وسیله «تکنولوژی اطلاعات» تسهیل می شود.

منظور از تکنولوژی اطلاعات در اینجا مجموعه ای از سخت افزارها و نرم افزارهای رسانه ای و شبکه ای و           اصلی ترین ابزار انتقال تولید، جمع آوری، ارسال و نمایش هستند.

دانش، در زمانی که ما از اقتصاد کالایی به اقتصاد اطلاعاتی تغییر وضعیت داده ایم، اساس اقتصاد نوین را تشکیل

می دهد. امروزه ما با جامعه ای سر و کار داریم که مشخصه بارز آن دانش و سازمان، به عنوان آفرینندگان اصلی ثروت می باشند و اطلاعات، مفهومی است که از اهمیت فزاینده ای برخوردار است.

بهره برداری کارآمد از اطلاعات مهم ترین عامل پیشرفت و کارایی سازمان در عصر حاضر است. به طوری که چگونگی و روش جمع آوری اطلاعات، مدیریت و کاربرد اطلاعات، سرنوشت شکست یا بقای یک سازمان را رقم

می زند. امروزه اطلاعات فراتر از مواد اولیه، سرمایه، نیروی انسانی و ماشین آلات به اساسی ترین رکن در تولید تبدیل شده است و از آن به عنوان قدرت و ثروت سازمان یاد می شود.

به این ترتیب سازمان موفق، سازمانی است که اطلاعات را به عنوان منبع تعیین کننده و سرنوشت ساز در تصمیم گیری تلقی می کند و مدیریت بهینه اطلاعات را برای فعالیت ها ضروری می داند.

جهانی شدن بازارها، سرعت تغییرات، پیچیدگی رقابت و حجم عظیم تولید و گردش اطلاعات، سازمان را ملزم به نگرش مجدد در عملکرد، ساختار و فعالیت های خود می کند. چنین نگرشی در سازمان مستلزم جمع آوری، پردازش اطلاعات، تسهیل در انجام وظایف سازمانی با استفاده از دستاوردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات و بهره مندی از وجود شبکه های عظیم رایانه و پایگاه های اطلاعاتی متعدد برای اتصال بخش های مختلف سازمان به یکدیگر و در نهایت ایجاد شبکه های سازمانی می باشد. اکنون بهره وری و توان رقابتی بنگاه های اقتصادی به ظرفیت تولید، پردازش و کاربرد مؤثر اطلاعات مبتنی بر دانش دارد.

مدیران سازمان ها برای ادامه حیات خود در قرن حاضر باید مجموعه ای از قواعد و دستورالعمل ها را در ذهن بپرورانند، چرا که ظهور فناوری های جدید مانند اینترنت، شرکت ها را دچار تحولات اساسی نموده و این امر همچون انقلابی به هر گوشه از جهان تسری یافته است. وجود سازمان های مجازی یکی از جلوه های بارز این تحولات به شمار می رود

سازمان مجازی، سازمانی است که همه کارمندان ورای مرزها و محدودیت ها با یکدیگر همکاری می کنند که این مرزها می تواند جغرافیایی یا سازمانی باشد و معمولاً مسیر ارتباطی آنان به وسیله «تکنولوژی اطلاعات» تسهیل

میشود.                                                                                                                                             منظور از تکنولوژی اطلاعات در اینجا مجموعه ای از سخت افزارها و نرم افزارهای رسانه ای و شبکه ای و اصلی ترین ابزار انتقال تولید، جمع آوری، ارسال و نمایش هستند.

یک تعریف جامع سازمان مجازی را اینگونه بیان می کند: «سازمان مجازی به صورت موقت برای ترکیب و به کارگیری توانایی های خاص اعضای آن سازمان به وجود آمده و باعث افزایش بهره وری و استفاده سریع از فرصت های خاص برای ارائه محصولات یا خدمات شده و معمولاً بعد مسافت به وسیله فناوری اطلاعات جبران می شود.»

با توجه به تعریف فوق، خصوصیات برجسته یک سازمان مجازی را می توان در موارد زیر خلاصه نمود:

• اطلاعات، محور اصلی عملکرد یک سازمان مجازی است.
• انعطاف پذیری یکی از ویژگی های مهم سازمان مجازی است.
• ویژگی اصلی سازمان مجازی، عدم لزوم همجواری فیزیکی برای ارائه خدمات از سوی افراد سازمان است. به عبارت دیگر سازمان مجازی، قابل رویت نیست و در واقع یک شبکه است.

فناوری اطلاعات، منجر به کاهش هزینه های به کارگیری رایانه و وسایل ارتباطی شده و موانع و هزینه های تجارت را کاهش می دهد.

به طور مثال اینترنت، یک ساختار جدید ارتباطی و اطلاعاتی است که از طریق آن به طور همزمان، اطلاعات، آمار و تصاویر به تمام دنیا منتقل می شود.

این پدیده را در سازمان های مجازی به وضوح می توان مشاهده کرد؛ چرا که در سازمان های فوق، روابط و بعد مسافت برای ارائه خدمات توسط فناوری اطلاعات تسهیل می گردد.

مديريت در سازمانهاي مجازي

الگوی نظام های مدیریت بیان می کند که انجام دادن وظایف مدیریت و پیوند سازمان با محیط بیرونی آن نیازمند ارتباطات صحیح است و از آنجا که ارتباطات براساس اطلاعات بنا شده، نظام اطلاعات، مدیریت این پیوند سازمانی را فراهم می آورد

به عبارت دیگر توجه به اطلاعات در مدیریت، همراه با پردازش پیشرفته آن منجر به کاهش محدودیت های گذشته شده و مدیران امروز دریافته اند که به جز حسابداری، به هرگونه اطلاعات درباره مسائل اجتماعی، اقتصادی، سیاسی و محیط فنی که باید در آن کار کنند و همچنین به اطلاعاتی در زمینه کارکردهای داخلی، نیاز دارند. به این ترتیب فناوری اطلاعات در ارتباط کامل با داده های آماری وابسته به بازاریابی، تولید و توزیع، هزینه تولید و توسعه بهره وری کار قرارگرفته است.

با توجه به خصوصیات نظام های اطلاعاتی در مدیریت، مدیرانی می توانند موفقیت سازمان را به همراه آورند که از الگوی مدیریت مبتنی بر فناوری اطلاعات پیروی کنند. مدیریت اقتضایی از پیامدهای چنین مدیریت سیستمی است. در چنین نظام مدیریتی، تصمیم گیری مدیر بستگی به شرایطی دارد که بخشی از آن در فوق سیستم ها (super system) و بخشی از آن در زیر سیستم ها (sub system) قرار دارد.

در این دیدگاه هیچ چیز ثابتی وجودندارد و همه چیز ممکن است تغییر کند.

لذا مدیریت مبتنی بر دیدگاه روز است. تغییر مهارت های مدیریتی به خصوص در حوزه تصمیم گیری با توجه به معیارهای عصرجدید، مدیران را با چالش هایی روبه رو ساخته و این چالش ها موجب پدیدآمدن خصوصیات ویژه ای برای مدیران جامعه اطلاعاتی در سازمان های مجازی گردیده که از آن تحت عنوان مدیریت اثربخش یاد می شود.

خصوصیات اصلی مدیریت اثربخش در سازمان های مجازی عبارتند از: سرعت، به کارگیری نیروی انسانی ماهر، آزادی عمل، نظم، ارتباطات خوب، مدیریت رضایتمندی، تمرکز بر نیاز مشتری، رهبری ازطریق نظارت و مدیریت دانش به معنای مجموعه روش ها و فنونی که طی آن تعدادی از افراد متخصص دور هم جمع می شوند و دانش خود را به اشتراک گذاشته و دانش جدیدی به وجود می آورند.

به این ترتیب عوامل مؤثر بر روند مجازی شدن سازمان ها که ضرورت آن را در دنیای امروز به اثبات می رساند موارد زیر است:

• مدیریت
• منابع انسانی
• حمایت دولت
• مباحث مالی
• فناوری

ICTومديريت

ساختار مدیریت نوین را اقتصاد اطلاعات شکل می دهد و مدیریت مبتنی بر این ساختار طبعاً ویژگی های خاص خود را می طلبد.درواقع نگرش مدیریت اقتضایی ایجاب می کند که نتایج حاصل از تأثیر فناوری های نوین را بر مدیریت سازمان، به عنوان عناصر تفکیک ناپذیر یک سیستم بپذیریم.

برخی از ویژگی های تحول روند سازمانی از صنعت گرایی به اطلاعات مداری عبارتند از: نظام عرضه به هنگام، کنترل کامل کیفیت در روند تولید، مشارکت کارگران در تصمیم گیری در بخش تولید، پاداش برای عملکرد گروهی، سلسله مراتب های ساده، مدل های تعاونی، ساختار افقی تولید در برابر ساختار عمودی، الگوهای انگیزشی و مسئولیت آفرین، اهمیت ابتکار، یادگیری از طریق انجام کار و مبادله دانش در محیط کار.

تحول مدل سازمانی شرکت ها، از تأثیرات عمده این فناوری است.

مهمترین دگرگونی را می توان گذار از دیوان سالاری های عمودی به شرکت افقی توصیف کرد. شرکت افقی با ۷ گرایش عمده مشخص می شود.

• سازماندهی حول محور فرایند تولید، نه برحسب وظیفه
• سلسله مراتب ساده
• مدیریت گروهی
• سنجش عملکرد براساس رضایت مشتری
• اعطای پاداش ها براساس عملکرد گروهی
• به حداکثر رساندن تماس ها با فروشندگان و مشتری ها
• اطلاعات ، آموزش و بازآموزی کارکنان در همه سطوح

این مدل با صرفه جویی در نیروی کار، آمیزه ای از اتوماسیون، کنترل رایانه ای کارگران، واگذاری کار و کاهش هزینه های تولید به کار گرفته می شود. شرکت دارای ساختار افقی یک شبکه پویا، دارای برنامه ریزی راهبردی متشکل از واحدهای خود برنامه ریز و خود راهبر مبتنی بر تمرکز زدایی، مشارکت و هماهنگی است.

وجود منابع مختلف درباره نقش ICT در جامعه امروز، ما را نسبت به تأثیرات گوناگون این فناوری ها آگاه می سازد. در این رابطه هرگاه سخن از فناوری می شود بحث تأثیرات یا پیامدهای آن مطرح می گردد.

پیامدهای مثبت

پیامدهای مثبت حاصل از این فناوری ها را می توان در موارد زیر دانست.

• تسهیل ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی :

مدیران نیاز ندارند الزاماً اطلاعات بیشتری داشته باشند بلکه به گونه ای، اطلاعات دقیق در شکل درست برای آنان لازم است. فناوری اطلاعات تسهیل کننده ارتباطات درون و برون سازمان است.

• ایجاد زبان مشترک مبتنی بر فناوری دیجیتال :

تولید، توزیع و پردازش اطلاعات در سازمان ها زبان مشترک و در نتیجه فهم مشترکی را فراهم آورده است که همگرایی در بازار و خدمات را تسهیل می کنند. در واقع توسعه روزافزون فناوری اطلاعات، سیستم های اطلاع رسانی و در رأس همه آنها اینترنت، موجبات لزوم رویکرد به راهکارهای این سیستم ها مانند تجارت الکترونیکی، دولت الکترونیکی ، مدیریت الکترونیکی و دانشگاه های مجازی را فراهم آورده است.

• شناسایی بهتر و دقیق تر نقاط قوت و ضعف سازمان و نیز شناسایی فرصت ها و تهدیدهای بیرون از سازمان :

مدیر از این طریق به بهترین نحو عمل اطلاع یابی، اطلاع رسانی و پاسخگویی به مخاطبان را به انجام می رساند.

• تسهیل روند اطلاع مداری توسط مدیران برپایه سه محور اطلاع یاب بودن، اطلاع شناس بودن و اطلاع رسان بودن:

اطلاع یابی (کوشش درجهت تهیه و تولید اطلاعات با استفاده از رایانه و فناوری های نوین)، اطلاع شناسی (کوشش در جهت تنظیم و تدوین اطلاعات)، اطلاع یابی (کوشش در جهت توزیع و تبیین اطلاعات) با استفاده از سرعت، صحت و دقت فناوری اطلاعات و ارتباطات امکانپذیر می گردد.

فناوری اطلاعات و ارتباطات پیامدهای منفی نیز برای مدیریت سازمان ایجاد می کند و در واقع مدیریت در عصر اطلاعات و ارتباطات با چالش هایی روبه رو خواهد بود که در صورت نبود برنامه ریزی و سازماندهی دقیق و به طور کلی مدیریت اثربخش، تهدید، جایگزین فرصت خواهد شد. باید توجه داشت که جهانی شدن، ارتباطات گسترده، نوع نظام اداری و حرکت به سمت خصوصی سازی و عدم تمرکز، شکل گیری سازمان های مجازی و… چالش های مدیریت در عصر اطلاعات هستند. اینها زمانی تهدید تلقی می شوند که آمادگی لازم برای درک آن موجود نباشد.

مهندسي مجدد سازمان در عصر اطلاعات

یکی از مباحث مهم در رابطه با ارزیابی مجدد شیوه ها، ساختارها و فرایندهای مدیریتی «نظریه مهندسی مجدد» سازمان است. این نظریه با در نظر گرفتن دگرگونی های بنیادین و تغییرات ریشه ای در امر مدیریت، تحولات تدریجی را نفی می کند و به آنچه باید باشد، تمرکز دارد. به عبارت دیگر مهندسی مجدد سازمان ها، مجموعه کارهایی است که یک سازمان برای تغییر پردازش و کنترل های درونی خود انجام می دهد تا از ساختارهای عمودی و سلسله مراتبی به ساختارهای افقی، میان فعالیتی، مبتنی بر گروه و سطح تبدیل می شود. به طوری که در آن، همه پردازش ها برای جلب رضایت مشتری صورت می گیرد.

این نظریه نخستین بار توسط انستیتو تکنولوژی ماساچوست (MIT) در قالب طرح مطالعاتی مدیریت در دهه ۹۰ میلادی از سوی مایکل همر و با همکاری جیمز شامپی به عنوان نظریه مهندسی مجدد سازمان تبیین گردید.

نظریه مهندسی مجدد که دیدگاهی مدرن و انقلابی در مدیریت است، یکی از سه رکن اصلی خود را فناوری اطلاعات می داند. این تفکر به صورت بازاندیشی مجدد و ریشه ای فرآیندهای تجاری برای نیل به بهبود در معیارهای سازمان از قبیل هزینه، کیفیت و خدمات تعریف شده، سه عامل حیاتی را در مجموعه فعالیت های خود «فناوری اطلاعات، فرآیند و منابع انسانی» برمی شمارد. این نظریه محصول نگرش های مدیریتی نوین شامل مدیریت کیفیت جامع (TQM)، رقابت بر مبنای زمان، تمرکز بر روی مشتریان و مهندسی مجدد پردازش ها (BPR) است و تفاوت آن با سایر رویکردها در دگرگونی بنیادی و بهبود اساسی در نحوه انجام فعالیت های سازمان می باشد که اجرا و استقرار آن به مراتب پیچیده تر از سایر رویکردهای مدیریتی است

مهندسی مجدد یک رویکرد کل نگر است که در فرآیندی، سازمان را با پردازش های درونی و کارکنان آن مرتبط   می کند. این ارتباط با به کارگیری تازه ترین و دسترس ترین فناوری اطلاعات و ارتباطات برقرار می شود.

در این فرآیند ۴ گام اساسی عبارتند از:

• هدف
• برنامه ریزی
• اجرا
• کنترل و ارزیابی.

پیمودن این گام ها جز با بهره مندی از فناوری های نوین امکان پذیر نخواهد بود.

از دیدگاه تفکر مهندسی مجدد استفاده از شبکه های یکپارچه رایانه ای شخصی به تسهیل فرایندهای مدیریتی در قالب موارد زیر منجر شده است.

• کلیه فرآیندهای مرتبط با مدیریت منابع انسانی از کاغذی بودن به سمت الکترونیکی شدن پیش می رود.
• مدیران منابع انسانی، با استفاده از سیستم های خبره گزینشگر کارمند و شبکه های جهانی رایانه ای، کارمندان با صلاحیت را انتخاب می کنند.
• آموزش کارکنان با وجود سیستم های نوین ویدئویی بر روی رایانه های شخصی کارکنان، به صورت به هنگام انجام می گیرد.

 

سیستم های پردازشگر خبره، بخش قابل توجهی از پردازش های تخصصی و تصمیم گیری های مشاوران خبره را بر عهده می گیرند که این امر موجب توزیع اطلاعات در سازمان، کاهش هزینه تصمیم گیری و بهبود هماهنگی در تصمیمات می شود.

با توجه به این که کارکرد مهم اطلاعات یا فناوری های اطلاعات در سازمان، ارتقای کیفیت برتر در زمینه تولید، توزیع و ارائه خدمات به مشتریان است، تبیین اصول کیفیت برتر در محیط کار از نظر نقش فناوری های نوین در آن حائز اهمیت است. در میان اصول دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار، اصل «ساماندهی» می تواند سایر اصول را نیز شامل شود. ساماندهی اطلاعات در سازمان توسط مدیران رده های بالا تا پائین با توجه به نیازهای سطوح مختلف مدیریتی امری ضروری و مهم به شمار می رود.

اگر سازماندهی را، استفاده عقلایی و بهینه از اجزای سازمان، به نحوی که مدیریت با کمترین هزینه و بیشترین کارایی و اثربخشی به اهداف سازمان دستی یابد، تعریف کنیم و از سوی دیگر اطلاعات را خون جاری در شریان سازمان که به دستگاه عصبی سیستم یعنی مدیران ارشد، مدیران میانی و مدیران اجرایی منتقل می شود، بدانیم آنگاه نیاز به ساماندهی اطلاعات در سازمان بیشتر آشکار می شود. به این ترتیب ساماندهی اطلاعات را می توان چنین تعریف کرد: «ساماندهی اطلاعات به معنای تشخیص اطلاعات ضروری از غیرضروری، حذف اطلاعات زاید به منظور کاهش مضرات ناشی از اضافه بار اطلاعاتی و استفاده بهینه از اطلاعات موجود جهت پیشبرد اهداف سازمان است.»

با این تعریف، شناخت نیاز اطلاعاتی بخش های مختلف سازمان و پایه ریزی نظام تدوین اطلاعات از گام های اساسی جهت به کارگیری اطلاعات است. نیاز اطلاعاتی را می توان به سه دسته استراتژیک، تاکتیکی و تکنیکی طبقه بندی نمود که مدیران ارشد به اطلاعات استراتژیک برای سیاستگذاری های بلندمدت، مدیران میانی به اطلاعات تاکتیکی جهت طراحی تاکتیک های اجرایی و مدیران اجرایی یا سطوح سرپرستی به اطلاعات خام سطوح تکنیکی نیازمندند. بنابراین در راه ساماندهی اطلاعات پیمودن دو گام اساسی لازم است: ۱- دستیابی به اطلاعات ۲- پردازش اطلاعات یا استخراج اندیشه ها و پیام های نهفته در اطلاعات.

مسأله مهم، صحت و دقت اطلاعات، کنترل و پویایی آن است. بدین منظور «سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت» (MIS) با هدف استفاده بهینه از فناوری اطلاعات و ارتباطات طراحی می شوند.

سیستم یکپارچه اطلاعات مدیريت

 

سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، ابزاری در جهت ساماندهی و بهینه سازی اطلاعات است و استفاده از این سیستم به عنوان فناوری نوین در سازمان به دلایل مزایای آن می تواند مفید باشد.

مهم تريم مزاياي ناشي از اجراي اين سيستم عبارتند از :

• سطوح سازمانی کمتر و حیطه نظارت گسترده تر و دستیابی به ساختار سازمانی مسطح.
• یکپارچه سازی اطلاعات.
• بهینه سازی تعداد کارکنان، افزایش کارایی نیروها و بهره مندی از حداکثر توانایی آنها.
• عدم تمرکزگرایی سازمانی و کاهش هزینه ها.
• اتوماسیون و کاهش عملیات دستی.
• افزایش سرعت و سادگی کار.
• ایجاد انسجام و پویایی در سازمان با حداقل کنترل و نظارت غیرمستقیم مدیر.

استفاده از سيستم يكپارچه اصلاعات مديريت معايبي رانيز به دنبال دارد كه مهمترين آنها عبارتند از :

• عدم انطباق طراحی سیستم با عملیات، به وسیله طراحان ناآشنا که نتیجه آن اضافه بار اطلاعاتی و مشکلات حاصل از نگهداری سیستم است.
• ناتوانی در ارائه گزارش های موردی و خاص و ارائه گزارش های خارج از روال در عملکرد روزمره سیستم.
• عدم هوشمندی و خلاقیت سیستم ها به گونه ای که با تغییر شیوه های عملیاتی قادر به پاسخگویی سؤالات قبلی نیستند.
• وجود موانع روانی، مقاومت، عدم پذیرش و کارشکنی نیروی انسانی.

به عبارت دیگر مهم ترین موانع توسعه مدیریت اطلاعات، خصوصاً در عصر فناوری های نوین و سازمان های مجازی عبارتند از:

• عدم وجود زیرساخت های مناسب سخت افزاری و نرم افزاری.
• نحوه نگرش مدیران نسبت به کارکنان و فناوری (حفظ ساختار، کنترل و عدم درک فناوری)
• عدم تمایل افراد به انعطاف پذیری در شغل.

نقش مدیریت سازمان ها در مقابل این مشکلات، یاری رساندن به کارکنان برای کسب مجموعه ای از مهارت هایی مانند، سواد رایانه ای، زبان های خارجی، کار تیمی و مسائل مربوط به ارتباطات است.

مشکلات موجود در سیستم های MIS طراحان سیستم را به سمت طراحی سیستم های جزیره های اطلاعاتی سوق داده است که جمع آوری اطلاعات و گردش مکانیزه آن را فقط در بخش هایی که آمادگی و استعداد بیشتری را دارا هستند، توصیه می کند. لذا طراحان معتقد به طراحی براساس روش توسعه تدریجی نرم افزارها هستند و استقرار و به کارگیری خدمات سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت را به صورت تدریجی مناسب می دانند.