كميته راهبری سيستم جامع دريايي

مقدمه :

با توجه به اهمیت پروژه و به‌منظوراطمینان از راه‌اندازی و عملیاتی سازی سیستم جامع دریایی در بنادر و سازمان مرکزی و لزوم پاسخگویی به ابهامات و مسایل مربوط به کسب و کار (business) حین فعالیت گروه‌های استقرار، لازم است گروهی از مدیران و کارشناسان خبره حوزه دریایی ضمن اشراف کامل بر صحت کار گروه های درگیر در بنادر و سازمان مرکزی، در مواقعی که عملیات نصب و راه اندازی سیستم با اشکال یا تاخیر مواجه گردد یا در فرآیندهای دیده شده تغییرات یا اشتباه یا مغایرتهایی ملاحظه می‌گردد، ضمن دخالت و دستور رفع در حوزه فعالیت کاری خود، نسبت به ارائه موضوع در جلسات منظم کمیته راهبری و اتخاذ تصمیم مقتضی از طریق اجماع اقدام نمایند.

لذا به‌منظور تسهیل و تسریع در روند اجرایی نمودن پروژه، توسط بالاترین مقام دریایی سازمان نسبت به تشکیل این کمیته با ترکیب و شرح وظایف مشخص، اقدام صورت گرفته و احکام همه اعضا به نحوی که توضیح آن رفت صادر و به ایشان ابلاغ گردیده‌است.

تعاريف:

رئيس كميته:             بالاترين مقام دريايي سازمان بنادرودريانوردي است كه به‌عنوان حامي اصلي كميته، نظارت عاليه بر مصوبات و
تصميمات كميته راهبري را بر عهده دارد.

نائب رئيس كميته:       به ‌انتخاب رئیس کمیته منصوب می‌گردد و در نبود رئيس كميته، وظيفه نظارت و حسن برگزاري جلسات و انجام مصوبات كميته را دارد

دبير كميته:               بعنوان بالاترين مقام انفورماتيك سازمان بنادر و دريانوردي (مدیرکل آمار و فناوری اطلاعات) بعنوان بازوي هماهنگ كننده زیربخش‌های دريايي و انفورماتيك بنادر و سازمان مركزي وظيفه برگزاري جلسات، تدوين و پيگيري مصوبات كميته و ارائه گزارشات به اعضا را برعهده دارد.

اعضاي كميته:            مدیران کل معاونت امور دریایی سازمان بنادر و دریانوردی، معاونان دریایی و بندری بنادر شمال و جنوب، برخی رؤسای ادارات و برخی کارشناسان خبره درگیر در پروژه (همگی بر اساس احکام انتصاب صادره) هستند.

كارشناس خبره دريايي: كارشناسان يا روساي اداراتي در مركز كه ضمن آشنايي و درگيري كامل با پروژه سيستم جامع دريايي در حوزه هاي 12 گانه پروژه مذكور، مسؤوليت بررسي و اعلام نظر كارشناسي در خصوص موارد اعلامي در جلسات كميته راهبري در رابطه با هريك از زير سيستم ها را بعهده خواهند داشت.

کمیته اجرایی بنادر:     در هر بندر کمیته‌ای است متشکل از اعضای کمیته تخصصی (کاربران) و کمیته فنی (انفورماتیک) به‌ریاست معاون دریایی و بندری آن بندر.

اهداف كميته راهبری :

كميته راهبری سیستم جامع دریایی براساس نیازمندی پروژه و به تشخیص مقامات دریایی و انفورماتیک سازمان بعنوان پشتوانه ای مدیریتی برای اجرای هرچه بهتر و صحیحتر سیستم در همه بنادر و سازمان مرکزی تشکیل و با توجه به وجود و تشکیل کمیته های کاربری و استقرار بنادر با توجه ویژه به موضوع عملیاتی نمودن هر جه سریعتر سیستم، اهداف کلی ذیل را مد نظر قرار می‌دهد:

1. تصویب و صحه گذاری تغییرات فرایندی
2. تعیین و ابلاغ استراتژی‌های عملیاتی‌سازی در بنادرو سازمان مرکزی
3. سازماندهی گروهها و روشهای اجرایی در بنادر
4. سیاستگذاری و تصمیم‌گیری درباره روشهای انطباق عملیات اجرایی با روشهای صحیح فرایندی موجود در سیستم جامع دریایی
5. پایش و اندازه‌گیری دائمی میزان پیشرفت پروژه در سازمان و بنادر

شرح وظایف دبیرخانه کمیته:

• مدیریت برگزاری جلسات كميته راهبری
• تنظيم و ارسال صورتجلسه و مصوبات كميته راهبری به كليه اعضاء كميته.
• دریافت، تدوین و تهيه گزارشهای عملكردی كميته
• پيگيري اجرای مصوبات كميته راهبری
• تهيه و بروزرسانی آيين‌نامه داخلي كميته راهبری در صورت لزوم

وظايف و تعهدات كميته اجرایی بنادر:

• تشکیل و مدیریت کمیته های استقرار محلی به نمايندگي از سوي معاون دريايي و بندريِ بندرمربوطه و تسهیل امور مربوط به استقرار و راه اندازی سیستم وابلاغ توافقات و تصمیمات کمیته استقرار
• اعلام و ابلاغ مصوبات و نظرات، اشکالات، نیازمندیهای کاربری و فنی بندر به مراجع ذیربط
• هماهنگی و ارتباط مستقیم با کمیته های استقرار محلی بنادر دیگر و تیم های اعزامی
• هماهنگی بین عوامل دریایی و انفورماتیک بنادر در خصوص سیستم جامع دریایی
• همكاري با دبيرخانه كميته راهبري جهت ايجاد يكپارچگي و يكنواختي بين فرآورده‌هاي پروژه در چارچوب مشخصات فني پروژه
• ارائه اطلاعات درخواستي به دبيرخانه يا مديريت پرو‍ژه ناظر در ظرف مدت تعيين شده در چارچوب قرارداد يا توافقات حاصل شده در جلسات
• تأمين امكانات و خدمات دفتري و اداري مورد نياز كارشناسان پيمانكار و ناظر و مدير پروژه در زمان استقرار
  در حد متعارف
• دريافت فرآورده‌هاي مراحل مختلف پيمان، بررسي و اعلام نظر در مورد كفايت موضوعات و مسائل تخصصي محيط كاربر
• انجام تست پذيرش (محتوايي) سيستم و اعلام اشكالات آن با همكاري مديريت پروژه ومشاركت در تحويل موقت و اجراي سيستم‌هاي طراحي شده در بنادر متبوع

نحوه تشکیل جلسات :

کمیته راهبری بطور عادی هر ماه یک‌بار با اطلاع قبلی و در صورت نیاز در هر زمان دیگری طی دعوت رئیس یا دبیر کمیته تشکیل جلسه می‌دهد.

در هر جلسه باید تاریخ و ساعت تشکیل جلسه با قید دستور کار جلسه و شرح مختصری از موضوعات مورد بحث صورتجلسه قید گردد.

تصمیمات جلسه کمیته بعد از ابلاغ دبیر کمیته رسمیت خواهد یافت

تنظیم دستور کار جلسه

دبیر کمیته مسؤولیت تنظیم دستور کار جلسات را بر عهده دارد.

چارچوب دستور کار هر جلسه قبل از شروع جلسه توسط دبیر کمیته ابلاغ می گردد.

تنظیم صورتجلسات کمیته:

صورتجلسات باید در قالب فرم «صورتجلسه » تنظیم گردد و حداقل شامل موارد زیر باشد:

• محل، تاریخ و ساعت شروع و پایان جلسه
• فهرست حاضرین و غائبین جلسه
• خلاصه گفتگوها و موضوعات جلسه
• موضوعات دستور کار جلسه
• تصمیمات اتخاذ شده، مسئول پیگیری و مدت زمان تعیین شده جهت پیگیری
• نتایج پیگیری اقدامات انجام شده طبق مصوبات جلسه وموارد تحقق نیافته مصوبات جلسات قبلی و علل عدم تحقق آن و تصمیمات جدید اتخاذ شده
• یک نسخه از تمام مستندات و صورت جلسات بهمراه سایر اطلاعات موردنیاز در “زیر سیستم مدیریت دانش” که بر روی سایت سازمان به آدرسPSO.IR ( 172.16.3.93) يا از طريقVPN به آدرس 10.0.144.20 و اينترنت به آدرس 217.218.15.90 قابل دستيابي خواهد بود.
• کلیه نظرات و مشکلات از طریق سایت مذکور قابل انتقال به مبادی ذی‌ربط جهت بررسی و اقدام خواهد بود
• صورتجلسه کمیته پس از تشکیل جلسه با امضای دبیر کمیته جهت تمامی اعضاء ارسال خواهد شد

اسامی اعضای کمیته راهبری سیستم جامع دریایی
بر اساس احکام صادره در زمستان 1387 توسط جناب آقای ایزدیان، معاون محترم امور دریایی:

تاريخ تهيه: اسفند 1387

نسخه نهایی

معاونت امور دریایی

و اداره کل آمار و فن‌آوری اطلاعات